Work Breakdown Structure (WBS)

İş Kırılım Yapısı (İKY)

Microsoft Project benzer programların aksine kırılım yapısını Indent ve Outdent ile çözer. Bu kırılım yapısı projelerinizi hangi gruplar ekseninde yöneteceğinizin de bir ölçüsüdür. İş kırılım yapısına Work Breakdown Structure (WBS)’de denilir. WBS aynı anda GPS verisi gibi projenin yerini de tariflendiğinde önem arz eder. Projelere başlarken projenin isterlerine özel bir WBS kodu tasarımı da yapılabilir.

 

 

Şematik İş Kırılım Yapısı (WBS)

WBS’in Avantajları

  • Proje amaçları ya da nihai ürünler daha küçük ve ölçülebilir parçalara bölünür.
  • Projenin bütünün hangi parçalardan oluştuğunu görmek eksik ve atlanılan bir nokta kalmaması açısından önemlidir. Ayrıca bu parçaların birbirleriyle ilişkisini görmek, proje içerisinde iletişimi güçlendirir.
  • Zaman, maliyet, risk tahminleme, kaynak planlama, projeyi izleme ve kontrol etme konusunda proje yöneticisine yardımcı olur. Nihai ürünü pay sahipleri ile birlikte kontrol etme ve eksik olup olmadığına kontrol etme olanağı sunar.

WBS rakam dizisinden oluşmak zorunda değildir. Sıralı harfler yani harf gruplarından da oluşabilir.

Peki projeleri ne kadar küçük parçalara ayırmamız gerektiğini nereden bilebiliriz?

Her proje yapısı içinde farklılık gösterir, fakat 8/80 kuralı ile ölçme yapılabilir. 8/80 kuralı, hiçbir iş paketinin 8 saatten az ya da 80 saatten fazla olmaması gerektiğini söyler.

Peki Microsoft Project’de WBS ayarları nasıl yapılır?

Öncelikle Format – Outline Number denilerek projenin bağlı bulunduğu satır numarası kırılım yapısı gözlemlenir. Outline number aynı zamanda kolonlar üzerinden de görüntülenebilir.

  • Outline Number: Satır numarası ile aktivite ilişkisini gösterir.
  • Outline Level: Kaçıncı derecede kırlımda olduğunu görmemizi sağlar.
  • Outline Code: Dinamik çalışmayan ama ihtiyaçlarımıza devam verecek bir Outline Code mantığı kurulabilir.

WBS – Define Code

WBS ayarları yapabilmek için Project –WBS – Define Code seçeneği tıklanır. Outline Number satır numarasına göre gelen değiştirilmez bir ölçüt iken WBS yönetilebilir ve değiştirilebilir bir alandır.

WBS Code Defination

  • Product Code Prefix: WBS ön kırılımının bir ön ekidir.
  • Sequence : Her kırılımın nasıl otomatik isimlendirileceğinin gösterir.
  • Length: Kırılımın uzunluğunu gösterir.Bize ilk harf ya da rakamını gösterse de kırılım karakter sayısı Length’de seçilen rakamın karşılığıdır.
  • Separator: Kırılım arası noktalandırmanın ölçüsüdür. Özellikle Farklı yazılarda ya da dillerde nokta ve virgül uyumsuzlukları yaşanabilir.