Projelerimizi yönetirken karşılaşılan problemlerden bir tanesi de planlanan ya da gerçekleşen işlerimizi sapmalarını, gecikmelerini, tahmini bütçeleri hedeflemektir. Fakat bu bakış açısı bize yalnızca resim çeker örnek vermek gerekirse projenin 10. gününde planladığımız bütçe ile gerçekleşen bütçe arasında bir fark olduğunu gözlemledik.

Eee. Bu fark neye yol açıyor? Böyle gidersek mesela sonuç ne olacak? Bunların sonuçları ile ilgili bir analiz yapmaz. Bize sunulan bütçelerde bile durum şu şekilde verilir. Planlama verilir işler kötü giderse işlerin kötü gitmesi sonuçlarda gösterilir ama sonra sanki her şey harika tam planladığımız gibi gidecekmiş gibi resmedilir. Bu da bazı durumlarda gerçek bir projeksiyon çıkarmamızın önünde bir engel oluşturabilir.

“Şefim hiç problem yok işi yetiştiririz evelallah . Projede biraz aksaklıklar oldu ama ama problem değil biz zamanında bitireceğiz bir şekilde .”

Projeler batmadan bir süre önce 🙂

Proje yönetimi ölçüp yönetme ise o zaman size süper bir şekilde gittiğini söyleyen bir proje yöneticisine bunu hangi metriğe göre söylediğini sormak en doğal hakkımızdır. İşte bu noktada 1960’larda Amerika’da uygulanmaya başlayan Kazanılmış Değer Analizi (Earn Value Management) ortaya çıkıyor. Nerede olduğumuzu Nicel Sonuçlara Döken 3 Temel Metrik Planned Cost (Planlanan Değer): Daha önce birçok farklı şekilde gördük. En basit itibariyle o iş için ödemeyi tasarladığımız miktardır.

Actual Cost (Gerçekleşen Değer): Hayaller. Hayatlar. Planladık ama cebimizden çıkan ne oldu?

Earned Value (Kazanılmış Değer): Bu başlığı bir örnekle açıklamak daha sağlıklı. Fikret Mualla ile evinize 5 resim yaptırmak için anlaştınız. Fikret Mualla ise sizden günlük olarak 1.000 TL istedi ve her gün için 1 resim yapabileceğini söyledi. Her gün parayı düzenli olarak da yolluyorsunuz. 5. gün kontrol amaçlı atölyeye gittiğinizde Fikret Mualla’nın 2. resmi yeni bitirdiğiniz farkettiniz. Haliyle 5. günün parasını vermediniz ve düşünmek için oradan ayrıldınız. Elinizde olan bu 2 resim alabileceğiniz resimler. Resim başı 1.000 TL ödüyorken 2 resminizin olması kazandığınız değerin 2.000 TL olduğunu gösterir.

5. Günün Sonunda;

  • Planned Cost (Planlanan Harcama): 5.000 TL
  • Actual Cost (Gerçekleşen Harcama): 4.000 TL
  • Earned Value (Kazanılmış Değer): 2.000 TL

Elimizdeki bu değerler bize bu haliyle bir şeyin kötü olduğunu söylüyor ama bunu hep ispatlayıp hem de üzerinde analiz yapmamız gerektiğinde ise maça yeni oyuncular katılıyor.

Schedule Variance (SV)

Schedule Variance’da yaptığımız için zamansal farkının ölçütünü temsil ediyor. Yani elimizdeki değer nedir (Earned Value)? Ve elimizdeki değer ne olmalıydı (Planned Cost)?

Dikkat ederseniz günün sonunda yaptığımız şey tüm metrikleri tek değişkene indirmek.

Schedule Variance = Earned Value – Planned Cost

Schedule Performance Index (SPI)

Aslında Schedule Variance bir katsayı olsa ve bu katsayının sonucuna göre biz iyi tarafta mıyız kötü tarafta mıyız diye bulma isteği SPI’yı ortaya çıkarıyor. Bizim iyi olmamız için ne gerekiyor? Earned Value’nin, Planned Cost’dan büyük olması. Hal böyle olunca Earned Value / Planned Cost değeri eğer 1’den büyük olursa zamansal olarak iyi durumdayız. Küçük olursa ise kötü durumdayız.

Schedule Performance Index = Earned Value / Planned Cost

Schedule Variance % (SV%)

Aslında Schedule Variance değerini bir sapma yüzdesi olarak görmek istesem yani Earned Value’nin Planned Cost değerinden yüzde ne kadar saptığını görmek istesem bu sefer de Schedule Variance değerine bakarız. Sonuçta bizim temel aldığımız yer Planned Cost. Haliyle Planned Cost’dan ne kadar saptığını bulmak için de aradaki farkı (Schedule Variance), Planned Cost’a bölmem bana istediğim sonucu verecektir.

Schedule Variance % = Schedule Variance / Planned Cost * 100

Cost Variance (CV)

Cost metriklerinde ise kafamızda düşünmemiz gereken ilk şey neyi baz alacağımız. Hatırlarsanız schedule metriklerinde temel olarak planned cost’u almıştık. Cost metriğinde ise temel olarak cebimizden çıkan parayı alacağız. Hal böyle olunca gördüğümüz değerler bize cebimizden çıkan paranın bize hangi kazanılmış değer ile döndüğü olacak. Cost Variance’da kazandığımız değerin cebimizden çıkan farkıdır.

Cost Variance = Earned Value – Actual Cost

Cost Performance Index (CPI)

Schedule Performance Index mantığı burada da geçerlidir. Bizim elimizdekilerin değerinin, ödediklerimizin değeri oranıdır.

Cost Performance Index = Earned Value / Actual Cost

Türkçe’de yerleşmiş olan 3 köfte 5 kuruş da aslında bize şunu gösteriyor. Kazanılmış değeri çok iyi bilen Kamil, 3 köfteye ödeyeceği değeri yüksek bir CPI değeri ile düşleyerek satıcıya sunuyor. Bu örneği lütfen kendi kafanızda da düşününüz. Günün sonunda kazanılmış değer analizi dediğimiz şey her farklı metriği tek tip bir metriği çevirerek yorumlamaktan ibaret.

Cost Variance CV %

Yine elde ettiğimiz Cost Variance değerinin actual cost’a göre sapmasını gösterir. Hal böyle olunca o ana kadarki toplam Cost Variance değerimiz yani Kazanılmış Değerimizin gerçekten ödediğimiz değerden farkının, ödediğimiz paraya göre yüzdesel sapmasının ifadesidir.

Cost Variance % = Cost Variance / Actual Cost *100

Kazanılmış Değer Analizi aynı zamanda Ms Project, Primavera,  Powerproject ve TILOS yazılımlarıyla da yapılabilmektedir.

 

Furkan Emir

[email protected]