Ms Project’de View ve Table Ayarları

Bu yazı Ms project‘de view (görünüm) ve table (tablo) ekranlarına değinilmiştir. 

Outline

Ms Project’de projelerimizin efektif bir şekilde yönetebilmek için özet görevleri kullandığımızdan bahsetmiştik. Fakat aktivite sayısı ve kırılımlar arttıkça kırılımlar da yine aynı oranda artar.

Hal böyle olunca projeyi tekrar tamamen kapalı hale ya da x. dereceden açık hale getirmek istediğimizde Outline’ı kullanırız. Outline Ms Project’de View barında bulunur.

Total Float görünümü iş programlarını yönetirken oldukça rahatlatıcı olabiliyor. Bunun için birçok farklı seçenekteki aktiviteyi çekerek Toplam bolluğunu gantt chart’da gösterebilirsiniz.

Timeline

Muadilleri arasında yalnızca Ms Project’de olan keyifli bir görünümdür. Özellikle sunumlarda önemli aktivite gruplarını gösterebilmek için kullanılır.

View – Timeline’a tıklanarak erişilir. Bir aktiviteyi Timeline görselline ekleyebilmek için manuel olarak aktiviteye tıkladıktan sonra General tabından Display on a Timeline denilir. Bir diğer yol iste aktiviteye sağ tıklayıp Add to Timeline demektir.

Yine dikkat edilecek olursa Timeline’ın altında Hide Bar ve Rollup bölümleri vardır. 

Hide Bar: Aktivitenin zaman çizelgesini gizlemeye yararken, Rollup ise aktivite zaman çizelgesini Summary aktivitenin üstüne dahil eder.

Tek satır görünümü aktivite isimleri uzun olduğunda Timeline görünümünde bazı durumlarda rahatlıkla görüntülenemiyor.  Bunun için Text lines satırı adetini format bölümünden arttırabilirsiniz.

Table (Tablolar)

Projelerinizin datalarını girerken bir sürü kolonla içli dışlı oluruz. Tablolar bölümünden ise kendi tablo formatları ve hazır tablo görünümleri oluşturabilirsiniz.

Cost (Maliyet): Projenin maliyet kolonlarının önemli kısmı açık halde görüntülenir.

Schedule (Zaman Çizelgesi): Zaman çizelgesi detay bilgilerini içerir.

Summary (Özet): Temel aktivite bilgilerini içerir.

Variance (Fark): Planlananlarla gerçekleşenler arasındaki fark bilgilerini içerir.

Work (Çalışma): Planlananlarla gerçekleşenler ve kalan çalışma süreleri görünür.

Entry (Giriş): Verilerin girildiği Ms Project açıldığında default olarak gelen tabloyu göz önüne getirir.

Peki kendimize özel Table nasıl oluşturulur?

View – Table – More Table – New adımlarıyla kendinize özel tablo oluşturabilirsiniz. Buradaki önemli nokta ise Tables’ın Task mi yoksa Resource table’ı olmasını istediğinizi seçmeniz gerekir. Zira kaynak görünümlerinde olan view’leri task görünümlerinde ne yazık ki gösteremezsiniz.

Önemli Noktalar

ID dediğimiz kısım aslında sıra numarası için kullandığımız kısım. Dikkat ederseniz ilk satır ID iken en aşıda da Lock First Column kısmı ticklenmiş. Bu da ID’nin sabit bir şekilde tablonun yanına gelmesini sağlıyor.

Field Name ile Title farkı ise şudur. Ms Project’de biz aktiviteleri belli isimler içinde çağırırız. Aslında Task Name dediğimiz kısım bizimi çin Name’dir. Task Name yalnızca görünen kısımdır istediğimiz gibi değiştirebiliriz.

Align Data değeri hizalanacağı yeri, Align Title ise başlığı hizalayacağı yeri gösterir.

Burada önemli konulardan birisi de Text Wrapping kısmıdır. Aktivite ismi uzadığında tab’ı otomatik genişletir bu da çalışma kolaylığı sağlar.

Organizer

Ms Project kullanmaya başladıkça göreceksiniz ki hazırladığınız birçok şey olacak. Görünümler, Tablolar, Takvim Ayarları, Filtreler v.s. Bunlardan bazıları sadece çalıştığınız projede kullanacağınız değişiklikler olacakken bazıları ise Ms Project’de çalıştığınız tüm projelerde aktif olmasının sağlandığı bölümdür. Kullanımı oldukça kolaydır. 

Örnek: Yönetici Görünümü tüm projelerinizde aktif olmasını istediğiniz bir görünüm olabilirken, yalnızca sıkça kullandığınız bir kaynak arayüzü görünümü ise sadece o projede kalsın isteyebilirsiniz. 

Views (Görünümler)

Görüntülere ulaşmak için View (Görünüm) seçilir View (Görünüm) menüsünden More Views seçeneğiyle aşağıdaki görüntülere ulaşılır.

Task View (Aktivite Görünümleri)

Network Diagram (Ağ Diyagramı): Kritik yol metoduna göre tasarlanmış aktiviteyi bir network ağı devresi ile gösterir.

Calendar (Takvim): Aktivite görevlerinin takvim görünümünde önümüze çıkartır Özellikle çıktılarda bazen işlevsel olabilir. Önemli bir not olarak çıktılarda sayfa ay olarak ikiye bölündüğünde daha az çıktı ile daha dolu bir calendar çıktısı alınabilir.

Task Form (Görev Formu): Aktivitelerin yalın bir bir şekilde temel olarak inceleyip, yönetmek için kullanılır..

Task Details Form (Detaylı Görev Formu): Aktiviteler hakkında daha detaylı very girmek ve yönetme işlemleri için kullanılır.

Relationship Diagram (Görev İlişki Diyagramı): İş programında aktivite sayısı arttıkça ilişki örüntüsü çok kompleks bir hal alır. Ben aktivitelerin birbiri arasındaki ilişkiyi gözlemlemek zorlaşır. Relationship Diagram ise bu problemi çözmeye yarıyor. Bu view ile aktivite bazı ilişkileri ayrıca özel olarak inceleyebiliyorsunuz.

Leveling Gantt (Görev Dengeleme Grafiği): Görevlerin gecikme veya ertelenme bilgilerini tutan görüntüdür.

Detail Gantt (Detaylı Gantt Grafiği): Projenin kritik yolunu, toplam ve serbest bolluklarını gösterdiği görüntüdür.

Tracking Gantt (İzleme Gantt Grafiği): Planan gerçekleşenleri gözlemleyebileceğimiz bir görünümdür.

Resource View (Kaynak Görünümleri)

Resource Form (Kaynak Formu): Kaynak hakkında gerekli bilgileri tekil olarak girebilemize imkan tanır.

Resource Graph (Kaynak Grafiği): Kaynak atarken hatırlayacağınız üzere bir max değeri gireriz (default olarak 1, %100 girilidir). Bu görünüm ile kaynağımızın kullanılan, kullanılabilecek ya da fazla kullanımlarını görüntüleyebiliriz.

Resource Sheet (Kaynak Tablosu): Genellikle kaynakların girildiği, tablo şeklinde bir view’dir. Sıkça kullanıldığı için sağ altta yer alan kısayollardan da erişilebilinir.

Resource Usage (Kaynak Kullanımı): Ms Project genellikle aktivite altında kaynaklar şekliyle kullanılır çünkü Ms Project süreci sağlıklı bir şekilde tamamlamaya odaklanır. Resource Usage’da ise kaynağın altında aktiviteler gözükür. Özellikle kaynaklarınızın dağılımını yönetmek istediğinizde kullanılır.

Resource Allocation (Kaynak Atama): Resource Usage ile Leveling Gantt’ın alt alta birleştirilmiş halidir.

Resource Name Form (Kaynak İsmi Formu): Bu arayüz aslında daha çok Task Görünümlerinde çalışırken details’de çekilerek kullanılır. Fakat bağımsız olarak kaynaklarla ilgili ekseninde çalışırken altta details’dan çekerek kullanmak isterseniz de kullanılabilir.

Yeni View Oluşturma

View – More View – New yolu ile yeni görünümler oluşturulabilir. Eğer view tek bir görüntüden oluşsun Table – Gantt Chart ‘a ilaveten herhangi bir şey görünümü bölünmesin diyorsanız Single’ı seçmelisiniz.

Açılan tablodaki en önemli konu Highlighter Filter kısmıdır. Zira burada farklı bir dinamik çalışır. Normalde daha önce gördüğümüz gibi Filter talep ettiğimiz dataya göre veriyi filtre ederken Highlighter veriyi filtrelemek yerine yalnızca boyar. Diğer verilerimizle birlikte iş programında yer alır.