Ms Project'de Özelleştirme ve Vurgulama Ayarları

Ms Project’de yapılan planlama sonrası önemli kısımlardan birisi de iş programını kendi görmek istediğiniz gibi özelleştirmek olmalıdır. Bu yazıda Ms Project’in özelleştirme ve vurgulama ayarlarını sizin için derledik.

Aktivite Notları

Ms Project’de aktiviteyi ya da projeyi ilgilendiren notlar iş programına rahatlıkla iliştirilebilir. Bunun için aktiviteyi iki kere tıklayıp Notes tab’ına gelmek yeterlidir. Akabinde Indicator bölümünde Notes ibaresi de gözükecektir. Yine hangi aktivitelerde notlar olduğunu Notes kolonunu açarak da rahatlıkla görüntüleyebilirsiniz.

Bazı iş programlarında sözleşmenin olduğu Word, PDF ya da görsel çalışmalarda Note’lar bölümüne koyulabiliyor. Bu da iş programının boyutunun artmasına neden oluyor. Eğer iş programınıza ekleyeceğiz dosya boyutu fazla ise ilgili bölüme sözleşmeyi cloud ortamına koyup linkini koymak en işlevsel yol olacaktır.

Text Styles

Daha önce Text Styles’a değişen verilerin biçimlendirilmesi kısmında değinmiştik. Şimdi de Ms Project’in genel anlamda görsel olarak biçimlendirilmesine değineceğiz.

Bunun için Format bölümünden Text Styles ardından da Item to Change bölümünde Changed Cell’e tıklayabiliriz.

Row & Column Titles: Tabloların başlıklarının özelleştirilmesini sağlar.

Critical Tasks: Kritik yolda bulunan aktivitelerin biçimlendirilmesi için kullanılır.

External Task: Harici bir proje aktivitesine bağlantı yapacaksanız kullanılır.

Highligted Tasks: Belli kurguya göre vurgulamak istediğiniz aktiviteleri nasıl biçimlendireceğinizi gösterir.

Marked Task: Table kolonları bölümünden marked kolonu açılır. Yes denilen aktivitede işaretlenmiş olur

Noncritical Tasks: Kritik olmayan aktivitelerin biçimlendirilmesi için kullanılır.

Milestone Tasks: Kilometre Taşı olarak işaretlenmiş aktiviteleri gösterir (bir aktiviteyi kilometre taşı olarak işaretlemek için aktivitenin details bölümüne girilebilir veya Duration (süresi) 0 yapılabilir.

Summary Tasks: Özet aktivitelerin görünümünü biçimlendirmek isterseniz kullanılabilir.

Top Timescale Tasks: Gantt Chart’ın üstünde tarihlerin görüntülendiği en üstteki satırı biçimlendirir.

Middle Timescale Tasks: Gantt Chart’ın üstünde tarihlerin görüntülendiği ortadaki satırı biçimlendirir.

Bottom Time Scale Tasks: Gantt Chart’ın üstünde tarihlerin görüntülendiği en alttaki satırı biçimlendirir.

Bar Text Left, Right, Bottom, Inside): Ms Project’de Gannt Chart üzerinde sağa tıklayıp Bar Styles dersek Gannt Chart üzerindeki değişiklikleri yapabileceğimizden bahsetmiştik. Yine aynı bölümde Text dersek çizelgede tarihi ifade eden boyalı kısmının sol, sağ, ortasında ya da içinde neleri yazdırabileceğimizi seçebiliriz. Text Styles içindeki Bar Text kısmı burasını görsel olarak nasıl özelleştireceğimizi gösterir.

Inactive Tasks: Ms Project’de artık aktiviteye hiçbir katkısı olmayan aktiviteleri silmek isteyebiliriz. Fakat bu gibi durumlarda acaba iş programının geçmişte hangi aktivitelerin işlevini yitirdiği sorusunu da görememize neden oluyor. Ms Project’de bu durum için Inactive bölümü bulunmaktadır. İlgili aktivitenin üzerinde iki kez tıklayıp General tabından Inactive diyerek bu ayarlamayı yapabiliriz. Text Styles içindeki Inactive Tasks bölümü ise Inactive hale getirilen bu aktiviteyi biçimlendirmeye imkan tanır.

Filter & Group and Sort

Ms Project’de Group’un altında bulunan Filter ve Group and Sort Ms Project’i daha rahat kullanabilmemiz için hazırlanmıştır. 2000 aktiviteli bir iş programında yalnızca kritik yoldaki aktiviteleri görmek isteyebilirsiniz (Filter – Critical Tasks) ya da sadece belli tarih aralığında hangi işlerim var Ms Project’den bunu karşınıza çıkarmasını isteyebilirsiniz (Filter – Data Range). Filter mantığında yalnızca kriteri sağlayan aktiviteleri karşınıza çıkartır.

Group and Sort ise iş programındaki gruplamayı özelleştirmenizi sağlar. Mesela biz kaynakları aktiviteler altında görüntülüyoruz ama olası bir kaynak çakışmasını çözmek için kaynakların çalıştığı aktiviteleri görmek istersek (Group and Sort – Resources) deriz.

Highlight (Vurgulama)

Ms Project’de kullanışlı kısımlardan biridir. View bölümünün altında bulunur. Filter and Sort’da aktiviteleri belirlediğimiz şablonlara göre çekmesi ya da yeniden gruplamayı gördük. Highlight’da ise belli bir kurala göre akitivite görünümlerinize hiç dokunmadan kuralı karşılayan aktiviteleri boyayabilirsiniz.

Örnek vermek gerekirse; X kaynağını kullanan aktiviteleri boya dediğimizde sadece o aktivitelerdeki kaynakları içeren aktiviteler boyanır. Biz eğer bunu filter ile yapsaydık diğer tüm aktiviteler kaybolacak yalnızca ilgili X kaynağını kullanan aktiviteler kalacaktı.

Slippage

Proje eğer baseline start tarihi ile aktivitenin kendi start tarihi arasındaki farkı göstermek isterseniz kullanılır. Slippage size yalnızca hangi baseline’ı baz alacağını sorar. Akabinde Actual start date değiştiğinde slippage çizgisi belirir.