Ms Project Kitabında Hangi Konular Mevcut?

Bu notlar eğitim konularını ve örneklerini içermektedir. İlgili başlığa tıklayarak kitabın ilgili bölümüne erişebilrisiniz.

MS PROJECT’E GİRİŞ 3

• Ribbon Barlar 4
• Project Options 4

ZAMAN YÖNETİMİ 5

• Aktivite Oluşturulması 5
• Yinelenen Aktivite Tipi (Recurring Task) 5
• WBS (İş Kırılım Yapısı) 6
• İlişki Tipleri 11
• Lagler 13
• Bolluklar (Total Slack, Free Slack) 13
• Kısıtlar 15
• Deadline 16
• Kritik Yol Analizi 16
• Proje Takviminin Tanımlanması 17
• Calendar Expectation 19
• Calendar Work Weeks 20
• Task Path 22

KAYNAK YÖNETİMİ 22

• Kaynak Tipleri 22
• Kaynak Havuzunun Oluşturulması 23
• Kaynak Kodları 26
• Kaynakları Görevlere Atamak 28
• Effort Driven 32
• Kaynaklara Fazla Mesai Atama 34
• Custom Fields 35
• Kaynak Adetlerinin ve Bütçelerin Zamansal Değişimi 36
• Over-Allocation Kaynak Aşımları 37
• Team Planner 38
• Resource Levelling (Kaynak Seviyelendirme) 39
• Split Task (Görevleri Bölmek) 42
• Kaynağı Geciktirmek 42
• Kaynak Dağılımı (Work Contour) 43
• Aktive Türleri 44

SÜREÇ YÖNETİMİ 46

• Baseline (Hedef Proje) 46
• Progress (İlerlemeler) 48
• % İlerleme Girme 49
• Schedule – Reschedule 49
• Veri Girişi Sonrası Etkilenen Görevleri Vurgulamak 50

VURGULAMA VE ÖZELLEŞTİRME 51

• Aktivite Notları 51
• Text Styles 51
• Filter & Group and Sort 53
• Highlight (Vurgulama) 54
• Slippage 54
• Gridlines 55

GÖRÜNÜMLER 55

• Outline 55
• Timeline 56
• Table (Tablolar) 57
• Organizer 59
• Views (Görünümler) 59
• Task View (Aktivite Görünümleri) 59
• Resource View (Kaynak Görünümleri) 60
• Yeni View Oluşturma 61

REPORTS (RAPORLAMA) 61

• Hazır Rapor Şablonları 61
• Grafik Raporlar 63
• Visual Reports 64
• PRINT (PROJEYİ YAZDIRMA) 66

KAZANILMIŞ DEĞER ANALİZİ 67

• Schedule Metrikleri 69
• Schedule Variance (SV) 69
• Schedule Performance Index (SPI) 70
• Schedule Variance % (SV%) 70
• Cost Metrikleri 71
• Cost Variance (CV) 71
• Cost Performance Index (CPI) 71
• CV % 72
• Tamamlanmaya Yönelik Analizler 72
• Budget at Completion (BAC) 72
• Estimate at Completion (EAC) 73
• Variance at Completion (VAC) 73
• To Complete Performance Index (TCPI) 73
• Ms Project’de
•  Kazanılmış Değer Analizi 74

MAKROLAR 76

The post Ücretsiz Ms Project Kitabı appeared first on Mantis PM.

İki tip kullanım şekli vardır.

1. Yaptığımız sıralı işlemleri tek tuşla gerçekleştirmek
2. Özel Visual Basic Makrolarını Ms Project’e yüklemek.

Record Macro

Birden fazla aşamayla ilerlenen bir işlem düşünelim. Mesela bu size özel bir raporun çalıştırılması olabilir. Bunun için rapor kaydetmeyi de kullanabilirsiniz ama rapor kaydetseniz bile yine raporlara tıklayıp, kayıt ettiğiniz raporu seçip, gün aralığını belirlemek gibi sıralı bazı işlemleri takip etmeniz gerekiyor.

İlk öncül olarak Developer – Record Macro’ya tıklanır (Developer Tab’ı siz de açık değilse Options – Customize Ribbon Bar’dan aktif hale getirebilirsiniz).

Sonra ardıl olarak bu işlemleri yaparak Stop Recording deyin. 

Visual Basic 

Hazır paket yazılımlar için sürekli söylediğiniz şeylerden bir tanesi de bu yazılım bunu yapmıyor. Üstelik yapsaydı çok önemli problemlerimi çözecekti olabilir.

Ms Project’de de bu tarz problemlerle çokça karşılaşacaksınız. Ama Ms Project’in güzelliklerinden bir tanesi de Visual Basic kodları ile yazılımın içinde bazı şeyleri mümkün hale getirmesidir.

Örnek;
Ms Project içinde malzemelerden kaynaklanan maliyetleri yani Material Cost’u göstermeye çalışın. Göstermeniz oldukça zor. Ama Visual Basic ile Material Cost kolonunu sisteme dahil edebiliriz.

Visual Basic’de kod yazma Ms Project eğitiminin konusu değil fakat internette birçok kayıtlı kod var. Ve problemleriniz ya da talepleriniz için Ms Project’e yüklenmesi ve kullanılması oldukça kolay.

Developer – Visual Basic’e tıklayalım.

Kodumuzu code sekmesine yapıştıralım.

Visual Basic için Run Sub / User Form’a tıklayalım.

Custom Fields’dan Material Cost kolonu açalım. Burada önemli nokta da kolonun adıdır. Çünkü Visual Basic kodundaki işlemler ile Ms Project’deki değerler kolon adıyla eşleşir.Önemli olan ikinci konu ise iş programınız ilerledikce kaynak cost’larınız, adetleriniz de sürekli değişecektir. Yapmanız gereken her hesaplamada Visual Basic editörünün içine girip tekrar koda Run işlemini yaptırmaktır.İşlemin sonunda Material Cost kolonu açılmasıyla birlikte bütçeleri otomatik olarak gelecektir.

The post Ms Project Makroları appeared first on Mantis PM.

Outline

Ms Project’de projelerimizin efektif bir şekilde yönetebilmek için özet görevleri kullandığımızdan bahsetmiştik. Fakat aktivite sayısı ve kırılımlar arttıkça kırılımlar da yine aynı oranda artar.

Hal böyle olunca projeyi tekrar tamamen kapalı hale ya da x. dereceden açık hale getirmek istediğimizde Outline’ı kullanırız. Outline Ms Project’de View barında bulunur.

Timeline

Muadilleri arasında yalnızca Ms Project’de olan keyifli bir görünümdür. Özellikle sunumlarda önemli aktivite gruplarını gösterebilmek için kullanılır.

View – Timeline’a tıklanarak erişilir. Bir aktiviteyi Timeline görselline ekleyebilmek için manuel olarak aktiviteye tıkladıktan sonra General tabından Display on a Timeline denilir. Bir diğer yol iste aktiviteye sağ tıklayıp Add to Timeline demektir.

Yine dikkat edilecek olursa Timeline’ın altında Hide Bar ve Rollup bölümleri vardır. 

Hide Bar: Aktivitenin zaman çizelgesini gizlemeye yararken, Rollup ise aktivite zaman çizelgesini Summary aktivitenin üstüne dahil eder.

Table (Tablolar)

Projelerinizin datalarını girerken bir sürü kolonla içli dışlı oluruz. Tablolar bölümünden ise kendi tablo formatları ve hazır tablo görünümleri oluşturabilirsiniz.

Cost (Maliyet): Projenin maliyet kolonlarının önemli kısmı açık halde görüntülenir.

Schedule (Zaman Çizelgesi): Zaman çizelgesi detay bilgilerini içerir.

Summary (Özet): Temel aktivite bilgilerini içerir.

Variance (Fark): Planlananlarla gerçekleşenler arasındaki fark bilgilerini içerir.

Work (Çalışma): Planlananlarla gerçekleşenler ve kalan çalışma süreleri görünür.

Entry (Giriş): Verilerin girildiği Ms Project açıldığında default olarak gelen tabloyu göz önüne getirir.

Peki kendimize özel Table nasıl oluşturulur?

View – Table – More Table – New adımlarıyla kendinize özel tablo oluşturabilirsiniz. Buradaki önemli nokta ise Tables’ın Task mi yoksa Resource table’ı olmasını istediğinizi seçmeniz gerekir. Zira kaynak görünümlerinde olan view’leri task görünümlerinde ne yazık ki gösteremezsiniz.

Önemli Noktalar

ID dediğimiz kısım aslında sıra numarası için kullandığımız kısım. Dikkat ederseniz ilk satır ID iken en aşıda da Lock First Column kısmı ticklenmiş. Bu da ID’nin sabit bir şekilde tablonun yanına gelmesini sağlıyor.

Field Name ile Title farkı ise şudur. Ms Project’de biz aktiviteleri belli isimler içinde çağırırız. Aslında Task Name dediğimiz kısım bizimi çin Name’dir. Task Name yalnızca görünen kısımdır istediğimiz gibi değiştirebiliriz.

Align Data değeri hizalanacağı yeri, Align Title ise başlığı hizalayacağı yeri gösterir.

Burada önemli konulardan birisi de Text Wrapping kısmıdır. Aktivite ismi uzadığında tab’ı otomatik genişletir bu da çalışma kolaylığı sağlar.

Organizer

Ms Project kullanmaya başladıkça göreceksiniz ki hazırladığınız birçok şey olacak. Görünümler, Tablolar, Takvim Ayarları, Filtreler v.s. Bunlardan bazıları sadece çalıştığınız projede kullanacağınız değişiklikler olacakken bazıları ise Ms Project’de çalıştığınız tüm projelerde aktif olmasının sağlandığı bölümdür. Kullanımı oldukça kolaydır. 

Örnek: Yönetici Görünümü tüm projelerinizde aktif olmasını istediğiniz bir görünüm olabilirken, yalnızca sıkça kullandığınız bir kaynak arayüzü görünümü ise sadece o projede kalsın isteyebilirsiniz. 

Views (Görünümler)

Görüntülere ulaşmak için View (Görünüm) seçilir View (Görünüm) menüsünden More Views seçeneğiyle aşağıdaki görüntülere ulaşılır.

Task View (Aktivite Görünümleri)

Network Diagram (Ağ Diyagramı): Kritik yol metoduna göre tasarlanmış aktiviteyi bir network ağı devresi ile gösterir.

Calendar (Takvim): Aktivite görevlerinin takvim görünümünde önümüze çıkartır Özellikle çıktılarda bazen işlevsel olabilir. Önemli bir not olarak çıktılarda sayfa ay olarak ikiye bölündüğünde daha az çıktı ile daha dolu bir calendar çıktısı alınabilir.

Task Form (Görev Formu): Aktivitelerin yalın bir bir şekilde temel olarak inceleyip, yönetmek için kullanılır..

Task Details Form (Detaylı Görev Formu): Aktiviteler hakkında daha detaylı very girmek ve yönetme işlemleri için kullanılır.

Relationship Diagram (Görev İlişki Diyagramı): İş programında aktivite sayısı arttıkça ilişki örüntüsü çok kompleks bir hal alır. Ben aktivitelerin birbiri arasındaki ilişkiyi gözlemlemek zorlaşır. Relationship Diagram ise bu problemi çözmeye yarıyor. Bu view ile aktivite bazı ilişkileri ayrıca özel olarak inceleyebiliyorsunuz.

Leveling Gantt (Görev Dengeleme Grafiği): Görevlerin gecikme veya ertelenme bilgilerini tutan görüntüdür.

Detail Gantt (Detaylı Gantt Grafiği): Projenin kritik yolunu, toplam ve serbest bolluklarını gösterdiği görüntüdür.

Tracking Gantt (İzleme Gantt Grafiği): Planan gerçekleşenleri gözlemleyebileceğimiz bir görünümdür.

Resource View (Kaynak Görünümleri)

Resource Form (Kaynak Formu): Kaynak hakkında gerekli bilgileri tekil olarak girebilemize imkan tanır.

Resource Graph (Kaynak Grafiği): Kaynak atarken hatırlayacağınız üzere bir max değeri gireriz (default olarak 1, %100 girilidir). Bu görünüm ile kaynağımızın kullanılan, kullanılabilecek ya da fazla kullanımlarını görüntüleyebiliriz.

Resource Sheet (Kaynak Tablosu): Genellikle kaynakların girildiği, tablo şeklinde bir view’dir. Sıkça kullanıldığı için sağ altta yer alan kısayollardan da erişilebilinir.

Resource Usage (Kaynak Kullanımı): Ms Project genellikle aktivite altında kaynaklar şekliyle kullanılır çünkü Ms Project süreci sağlıklı bir şekilde tamamlamaya odaklanır. Resource Usage’da ise kaynağın altında aktiviteler gözükür. Özellikle kaynaklarınızın dağılımını yönetmek istediğinizde kullanılır.

Resource Allocation (Kaynak Atama): Resource Usage ile Leveling Gantt’ın alt alta birleştirilmiş halidir.

Resource Name Form (Kaynak İsmi Formu): Bu arayüz aslında daha çok Task Görünümlerinde çalışırken details’de çekilerek kullanılır. Fakat bağımsız olarak kaynaklarla ilgili ekseninde çalışırken altta details’dan çekerek kullanmak isterseniz de kullanılabilir.

Yeni View Oluşturma

View – More View – New yolu ile yeni görünümler oluşturulabilir. Eğer view tek bir görüntüden oluşsun Table – Gantt Chart ‘a ilaveten herhangi bir şey görünümü bölünmesin diyorsanız Single’ı seçmelisiniz.

Açılan tablodaki en önemli konu Highlighter Filter kısmıdır. Zira burada farklı bir dinamik çalışır. Normalde daha önce gördüğümüz gibi Filter talep ettiğimiz dataya göre veriyi filtre ederken Highlighter veriyi filtrelemek yerine yalnızca boyar. Diğer verilerimizle birlikte iş programında yer alır.

The post Ms Project’de View ve Table Ayarları appeared first on Mantis PM.

Aktivite Notları

Ms Project’de aktiviteyi ya da projeyi ilgilendiren notlar iş programına rahatlıkla iliştirilebilir. Bunun için aktiviteyi iki kere tıklayıp Notes tab’ına gelmek yeterlidir. Akabinde Indicator bölümünde Notes ibaresi de gözükecektir. Yine hangi aktivitelerde notlar olduğunu Notes kolonunu açarak da rahatlıkla görüntüleyebilirsiniz.

Text Styles

Daha önce Text Styles’a değişen verilerin biçimlendirilmesi kısmında değinmiştik. Şimdi de Ms Project’in genel anlamda görsel olarak biçimlendirilmesine değineceğiz.

Bunun için Format bölümünden Text Styles ardından da Item to Change bölümünde Changed Cell’e tıklayabiliriz.

Row & Column Titles: Tabloların başlıklarının özelleştirilmesini sağlar.

Critical Tasks: Kritik yolda bulunan aktivitelerin biçimlendirilmesi için kullanılır.

External Task: Harici bir proje aktivitesine bağlantı yapacaksanız kullanılır.

Highligted Tasks: Belli kurguya göre vurgulamak istediğiniz aktiviteleri nasıl biçimlendireceğinizi gösterir.

Marked Task: Table kolonları bölümünden marked kolonu açılır. Yes denilen aktivitede işaretlenmiş olur

Noncritical Tasks: Kritik olmayan aktivitelerin biçimlendirilmesi için kullanılır.

Milestone Tasks: Kilometre Taşı olarak işaretlenmiş aktiviteleri gösterir (bir aktiviteyi kilometre taşı olarak işaretlemek için aktivitenin details bölümüne girilebilir veya Duration (süresi) 0 yapılabilir.

Summary Tasks: Özet aktivitelerin görünümünü biçimlendirmek isterseniz kullanılabilir.

Top Timescale Tasks: Gantt Chart’ın üstünde tarihlerin görüntülendiği en üstteki satırı biçimlendirir.

Middle Timescale Tasks: Gantt Chart’ın üstünde tarihlerin görüntülendiği ortadaki satırı biçimlendirir.

Bottom Time Scale Tasks: Gantt Chart’ın üstünde tarihlerin görüntülendiği en alttaki satırı biçimlendirir.

Bar Text Left, Right, Bottom, Inside): Ms Project’de Gannt Chart üzerinde sağa tıklayıp Bar Styles dersek Gannt Chart üzerindeki değişiklikleri yapabileceğimizden bahsetmiştik. Yine aynı bölümde Text dersek çizelgede tarihi ifade eden boyalı kısmının sol, sağ, ortasında ya da içinde neleri yazdırabileceğimizi seçebiliriz. Text Styles içindeki Bar Text kısmı burasını görsel olarak nasıl özelleştireceğimizi gösterir.

Inactive Tasks: Ms Project’de artık aktiviteye hiçbir katkısı olmayan aktiviteleri silmek isteyebiliriz. Fakat bu gibi durumlarda acaba iş programının geçmişte hangi aktivitelerin işlevini yitirdiği sorusunu da görememize neden oluyor. Ms Project’de bu durum için Inactive bölümü bulunmaktadır. İlgili aktivitenin üzerinde iki kez tıklayıp General tabından Inactive diyerek bu ayarlamayı yapabiliriz. Text Styles içindeki Inactive Tasks bölümü ise Inactive hale getirilen bu aktiviteyi biçimlendirmeye imkan tanır.

Filter & Group and Sort

Ms Project’de Group’un altında bulunan Filter ve Group and Sort Ms Project’i daha rahat kullanabilmemiz için hazırlanmıştır. 2000 aktiviteli bir iş programında yalnızca kritik yoldaki aktiviteleri görmek isteyebilirsiniz (Filter – Critical Tasks) ya da sadece belli tarih aralığında hangi işlerim var Ms Project’den bunu karşınıza çıkarmasını isteyebilirsiniz (Filter – Data Range). Filter mantığında yalnızca kriteri sağlayan aktiviteleri karşınıza çıkartır.

Group and Sort ise iş programındaki gruplamayı özelleştirmenizi sağlar. Mesela biz kaynakları aktiviteler altında görüntülüyoruz ama olası bir kaynak çakışmasını çözmek için kaynakların çalıştığı aktiviteleri görmek istersek (Group and Sort – Resources) deriz.

Highlight (Vurgulama)

Ms Project’de kullanışlı kısımlardan biridir. View bölümünün altında bulunur. Filter and Sort’da aktiviteleri belirlediğimiz şablonlara göre çekmesi ya da yeniden gruplamayı gördük. Highlight’da ise belli bir kurala göre akitivite görünümlerinize hiç dokunmadan kuralı karşılayan aktiviteleri boyayabilirsiniz.

Örnek vermek gerekirse; X kaynağını kullanan aktiviteleri boya dediğimizde sadece o aktivitelerdeki kaynakları içeren aktiviteler boyanır. Biz eğer bunu filter ile yapsaydık diğer tüm aktiviteler kaybolacak yalnızca ilgili X kaynağını kullanan aktiviteler kalacaktı.

Slippage

Proje eğer baseline start tarihi ile aktivitenin kendi start tarihi arasındaki farkı göstermek isterseniz kullanılır. Slippage size yalnızca hangi baseline’ı baz alacağını sorar. Akabinde Actual start date değiştiğinde slippage çizgisi belirir.

Gridlines

Ms Project Gantt Chart’da çizelgesinin line kısmında yapacağınız özelleştirmeleri kapsar.

Özellikle Ms Project’de o an hangi statüs tarihi geçerli olduğunu göstermek için Gridlines – Status Bar diyerek kullanılması da kolaylık sağlar.

The post Ms Project’de Özelleştirme ve Vurgulama Ayarları appeared first on Mantis PM.

Ms Project’in oldukça önem arz eden özelliklerinden birisi de kaynak seviyelendirmedir. Proje dahilinde aynı anda farklı aktivitelerde çalışan kaynaklar olduğunda kullanılır. Ms Project’de ilgili kaynağı belli kriterlere göre aktiviteler arasında önceliklendirir.

Örn: Diyelim bir adet vinciniz var ve bu vinciniz Ms Project’de aynı anda iki aktivitede çalışıyor olarak konumlanmış ne yaparsınız? 

Cevap: Resource Levelling tam olarak burada kullanılıyor. Kaynaklar arası dengeleme deyip vinci önce daha önemli aktiviteyi tamamla o bittikten sonra diğer akviteye geç şekilde planlayabilirsiniz.

Birbiri ile çakışan kaynaklar planlamada hep bir sorun teşkil eder. Bu gibi durumlarda kaynak çakışmasını görmezden gelmek bir yol olduğu gibi yine aynı şekilde maksimum unit’i yani kaynak adetini de arttırmak çare olabilir.

Bir diğer yol ise Ms Project’deki Resource Levelling’dir. Resource Levelling bize kaynakları en optimum ve kaynak çakışması yaşanmayacak şekilde tekrar planlamaya imkan tanır.

Resource Levelling ayarlarına Ribbon bardaki Resource bölümünden ulaşılabilinir.

Kaynak Seviyelendirirken Ms Project Neleri Baz Alır?

Süre, Kısıtlar, ID, Priority, İlişkiler

Daha önce yaptığımız Hakan Baysal kaynağına şimdi tekrar göz atalım.

Hakan Baysal aynı süreler içinde 4 gün çalışmakta. Biz eğer bunu Ms Project’e planlattırmak ve ortadaki problem çözmesini istersek Levelling Resource bölümünden faydalanabiliriz. Bir iş programını planlamak için ise çeşitli yollar vardır.

Kaynağı seçerek planla diyebiliriz bunun için Level Resource’a tıklayıp ok dememiz yeterli olacaktır. Level All deyip tüm çakışan kaynakları planla diyebiliriz. Ya da periyodik seçerek kaynakların tamamının ya da belli kaynağı kaynaklarını dengeleyebiliriz. Resource Leveling’de hesaplama tiğini Manual bırakmakta fayda vardır. Aksi halde her kaynak çakışmasında otomatik bir planlama yapılacağında, çakışmayı ne şekilde yöneteceğimizi belirlememize engel olacaktır.

Peki Ms Project’in yaptığı kaynak dengeleme bizim problemlerimizi çözmüyorsa

otomatik bir dengelem istemiyorsanız ne yapabilirsiniz?

Ms Project’de üç tip dengeleme yolu vardır:

1. ID : Oldukça basit bir dengeleme yoludur. Daha küçük bir ID numarasına sahip aktiviteyi Ms Project temel alarak kaynağı yeniden planlar.
2. Standart: Kendi Süre, ID, Priority, Kısıt ve İlişkiler hesapları ile Ms Project kendi planlama yapar.
3. Priority: Aktivitenin önem düzeyini temel alarak yeniden planlar.

Aktiviteler kendi içinde bir Priorty’e sahiptir. Ms Project’de bu rakam default olarak 500 gelmektedir. Aktivitelerin priority değerleri aşağıdaki gibi değişmektedir.

Task Information – Priority

The post Ms Project Resource Levelling (Kaynak Seviyelendirme) appeared first on Mantis PM.

Daha önceki yazılarımızda Ms Project’de kaynak yönetiminden bahsetmiştik. Bu yazımızda ise ileri düzey kaynak yönetimi konusunu ele alacağız.

Kaynak Adetlerinin ve Bütçelerin Zamansal Değişimi

MS Project’de özellikle farklı zamanlarda farklı sayı ve miktarda kullanımları varsa buna göre özelleşmiş bir yapısı bulunmaktadır.

 Bunun için kaynağa öncelikle iki kez tıklayıp details kısmına girmeniz gerekmektedir.

Sonrasında miktarları değiştirmek için General Tab’ından süre ve uygunluk durumu ve Cost tabından bütçeleri yazılabilir. 

Ms Project bütçe durumunda ise bize zaman ile birlikte durum fazla fiyat değiştirebilme lüksü de vermiştir. Yani sözlü düşünecek olursak kaynağımız 1 Ocak – 31 Ocak tarihleri arasında %25 zamlı çalışmayla birlikte ilaveten yurt için görevlerinde X TL ve yurt dışı görevlerinde Y TL’ye çalışabilirler diyebiliriz.

Bunun için yine Resource Information’a tıkladıktan sonra Cost tabı açılır.

Peki zaman Ms Project’de dinamik bir durumken durumun değiştiğini Ms Project anlamayabilir. Bunun için hangi durumda hangi cost’u kullanması gerektiğini Ms Project’e bizim söylememiz gerecektir.

Bunun için kaynağın üzerine Task Usage görünümünde yine çift tıkladıktan sonra açılan Assignment Information Cost Rate Table bölümünde gereken ayarlamalar yapılabilir. Bu ayarlama yalnızca Task Usage’da o aktivite için yapılmıştır. Diğer aktiviteler default cost ayarlarını kullanacaklardır.

Over-Allocation Kaynak Aşımları

Microsoft Project’de Resource Sheet üzerinden kaynak oluştururken kaynak Microsoft Project bize bir maksimum unit belirlememiz ister. Bunun nedeni özellikle kaynakları planlarken bir kaynağın birden fazla yerde çalışmasını istemediğiniz durumları yönetebilmemiz içindir.

Hatırlayacağınız üzere Microsoft Project’de üç tip kaynak vardır.

Work, Material, Cost bu üç kaynaığımızından yalnızca Work’e Maksimum atanabilir.

Hangi durumlarda kaynak aşımı problemleri ile karşılaşırız?

• Eğer kaynak aynı anda birden fazla aktivite üzerinde çalışıyorsa.
• Eğer kaynak aynı aktivitede kendi maksimum unit’inden fazla çalışıyorsa

The post Ms Project’de İleri Kaynak Yönetimi appeared first on Mantis PM.

Microsoft Project bizim kullanabilmemiz için hali hazırdan birçok hesaplamayı içinde barındırır. Fakat bazen projeler kendilerine has bazı hesaplamaları ve özel durumları içinde barındırabilir. Bu gibi durumlarda çoğu zaman Microsoft Project’de kullanılır.

Custom Fields Kullanım Alanları Nelerdir?

Doğacak maliyetin maliyetini 0,18 ile çarparak KDV hesabı yapmak için, malzeme olası sarfiyatını gösterebilmek için Custom Fields kullanılabilir.

Custom Fields ile KDV hesabı

Table’dan kolonların üzerine sağ tıkladıktan sonra Custom Fields seçilir.

Sonrasında eğer Task’ler arasında bir özelleştirme yapılacaksa Task, Kaynaklar arasında bir özelleştirme yapılacaksa Resource seçilir. Ve lookup’a tıklanır. 

Açılan formül ekranında formül yazmadan Ms Project’de neyi tetikletmek istediğinizi Field ile tıklayabilir ardınca ilgili çarpım değerini excel kullanır gibi kod satırına yazabilirsiniz.

Custom Fields’da bu kolay özelleştirmeyi yaptıktan sonra yaptığınız işlemin sonuçlarını görüntülemek eklediğiniz bu yeni hesaplamalayı kolon seçeneklerinden seçilerek gösterilir.

The post Ms Project Custom Field appeared first on Mantis PM.

Ms Project’de bollukları görmek ve yönetmek oldukça kolaydır.

Format’a barının içinde Slack’in tıklanmasıyla birlikte Gantt Çizelgesinde gösterilebileceği gibi tablo Total Slack, Free Slack kolonları açılarak da gösterilebilir.
Planlama çözümlerinde her aktivite bir süreye sahiptir. Aktivitelerin bitiş tarihleri bize aynı zamanda o aktivitenin projenin bitiş süresine etkisini de gösterebilir. Microsoft Project’de slack olarak geçen bolluk terimi float olarak da bilinir.

Total Slack: Bir aktivitenin ne kadar süre ile gecikmesinin projeninin bitiş tarihini değiştirip değiştirmeyeceğinin ölçütüdür.

Free Slack: Aktivitenin projenin süresine olduğu gibi bağımsız olarak kendinden sonra gelecek aktivitenin başlangıç süresine de etkisi vardır. Eğer bir aktivitenin free slack’i 1 ise bu aktivite 1 gün geciktiğinde kendinden sonra gelecek aktivitenin başlangıç tarihi değişmeyecektir fakat 1 günün sonrasında kendinden sonra gelen iş de ötelenecektir anlamı taşır.

Gantt Çizelgesinde Total Slack bolluğu nasıl gösterilir?

Gantt’a sağ tıkladıktan sonra Bar Styles’a seçilerek Total Slack eklenebilir.

Kısıtlar

Aktiviteler bazen ilişki tiplerinden bağımsız olarak farklı nedenlerle bazı süresel kısıtlara sahip olabilirler. Örnek vermek gerekirse sizinle birlikte çalışan bir firma size ben bu tarihten önce müsait değilim diyebilir. Bu durumda siz o aktiviteyi öncül aktiviteye Finish to Start’da bağlasanız eğer kısıt varsa öncülü bittiğinde hemen başlayamayacaktır. 

Aktivitenin üzerine iki kez tıkladıktan sonra Advanced denebilir veya Task bölümünden Information’a tıklanabilir. Ya da Details’e tıklanarak kısıtlar yönetilebilir.

Farklı tipte kısıtlar vardır;

As Soon As Possible: ASAP olarak da bilinir. Ms Project ve benzeri Yönetim çözümlerinde kısıt tipi default olarak hep As soon as possible olarak gelir. Aktivitenin mümkün olan en kısa sürede bitmesini sağlar. Eğer bir kısıt tarihi konup OK’a basılacak olursa kısıt tipini Start no earlier than olarak günceller.

As Late As Possible: ALAP olarak da bilinir. Aktivitenin mümkün olan en geç tarihinde başlayabilmesini sağlar. Bunun için aktivitenin bir bolluğu olması gerekir. 

Start No Earlier Than: Bu tarihten önce aktivitenin uygun olmadığını belirtir. Olası bir geri önce başlayışta Indicators bölümünde bir uyarı belirir. Özetle start to earlier than denilerek aktivitelere kısıt konulsa bir aktivite o kısıtı çiğner ama bize bunu yaptığına dair bir uyarı verir.

Must Start On, Must Finish On: Mecburi olarak bu tarihten sonra başlasın veya bitsin anlamını sağlar bu kısıt tipi esnetilemez.

Deadline

Projeler için önemli olup planlamaya nicelik anlamında katkısı olmayan aktiviteleri de projelerde göstermek isteyebiliriz. Böyle durumlarda yine aktiviteye tıklayıp Advanced tabını açtıktan sonra deadline’a belirttiğimiz tarihi yazabiliriz. Bu tarih belirlendikten sonra gantt’da özel bir imge belirir bu deadline’a dikkat çeker.

The post Ms Project’de Bolluklar, Kısıtlar (Constraints) ve Deadline appeared first on Mantis PM.

Planlamaya ve proje yönetimine özellikle inşaat sektöründe başlayan çoğu kişini Oracle Primavera’nın adını duymuştur. Özellikle projelerini, ekibini, zamanını, kaynağını yönetmeye çalışanlar bir süre sonra bu alandaki güçlü çözüm ile tanışır. Nedir bu çözüm?

Oracle Primavera Nedir?

Oracle Primavera en basit anlatımıyla bir proje yönetim çözümüdür. Türkiye’de ve dünyada proje yönetmek için sıklıkla kullanılan bir çözümdür. Projeleri kritik yol methoduna göre yönetilmesine sağlar.

Peki Proje Yönetim Çözümleri Neler Yaparlar?

Projelerin durumuyla ilgili PMI’ın belirlemiş olduğu bazı kritelerlere cevap vermeyi amaçlarlar. Bu başlıklar arasında Zaman Yönetimi, Süreç Yönetimi, Kaynak Yönetimi, Risk Yönetimi, Maliyet Yönetimi gibi başlıklar da bulunmaktadır.  Oracle Primavera ise bu başlıklara bir yönetim metadolojisi olarak waterfall (şelale) bakış açısıyla yaklaşır. Zaman yönetim methodu olarak ise kritik yol methodunu kullanır.

Hangi Soruların Cevaplarını Veriyor?

• Projem ne durumda?
• Bu performansla projem ne zaman tamamlanacak?
• Projenin % kaçı tamamlandı?
• Kalan işlerim neler?
• Kaynak kullanımım ne kadardır? Hangi kaynaklarım, nasıl bir performansla çalıştılar?
• Projem için ne kadar para harcadım? Bu performansla gidersem ne kadar daha harcamam gerekir?
• Projemde hangi işlerim tamamlandı, hangi işlerim şu an devam ediyor, hangi işlerim yapılacak?
• Projemde işlerim arasındaki hiyerarşi nasıl, hangi işlerden sonra hangi işler başlayacak?
• Riskli işlerim nelerdir? Öncelik vermem gereken işler hangileridir?
• Hangi ekiplerim yüksek performansla hangi ekiplerim düşük performansla çalışıyor?

Bu sayıları projelerin durumuna göre arttırmak da tabii ki rahatlıkla mümkün.

Öğrenci Versiyonu

Oracle lisanslamalarında etik lisanslama modelini seçer. Yani lisanslar bilgisayarınıza bir serial key mantığında kurulmaz. Öğrenciler için ücretsiz versiyon ise çoğu lisansın aksine full sürüm olarak sağlar.

Kayıt olmak ve indirmek için aşağıdaki linke tıklayabilirsiniz.

Detaylı Bilgi: Oracle Primavera for student version

Demo ve Örnek Projelere Nasıl Erişilir?

Oracle Primavera büyük bir ürün ailesidir. Bu ürün ailesinin Türkiye’de sıklıkla kullanılan çözümü Oracle Primavera P6’dır. Bu çözümün örneklerine erişmek iste oldukça kolay. Yazılımı kurduktan sonra içinde her sektörden birçok örnek template var. Bu örnekler birçok açıdan farkındalık kazandıracaktır.

Nasıl Satın Alırım?

Oracle Primavera P6 fiyatı öğrenmek ve satın almak isteyen birçok firmalar alımlarını partner’lar üzerinden gerçekleştirebilirler.

Lisans hakkında merak ettikleriniz ve lisans talepleriniz için bize ulaşabilirsiniz.

Detaylı Bilgi: Mantis PM – Primavera

The post Oracle Primavera Rehberi (Yeni Başlayanlar İçin) appeared first on Mantis PM.

Eee. Bu fark neye yol açıyor? Böyle gidersek mesela sonuç ne olacak? Bunların sonuçları ile ilgili bir analiz yapmaz. Bize sunulan bütçelerde bile durum şu şekilde verilir. Planlama verilir işler kötü giderse işlerin kötü gitmesi sonuçlarda gösterilir ama sonra sanki her şey harika tam planladığımız gibi gidecekmiş gibi resmedilir. Bu da bazı durumlarda gerçek bir projeksiyon çıkarmamızın önünde bir engel oluşturabilir.

“Şefim hiç problem yok işi yetiştiririz evelallah . Projede biraz aksaklıklar oldu ama ama problem değil biz zamanında bitireceğiz bir şekilde .”

Projeler batmadan bir süre önce 🙂

Proje yönetimi ölçüp yönetme ise o zaman size süper bir şekilde gittiğini söyleyen bir proje yöneticisine bunu hangi metriğe göre söylediğini sormak en doğal hakkımızdır. İşte bu noktada 1960’larda Amerika’da uygulanmaya başlayan Kazanılmış Değer Analizi (Earn Value Management) ortaya çıkıyor. Nerede olduğumuzu Nicel Sonuçlara Döken 3 Temel Metrik Planned Cost (Planlanan Değer): Daha önce birçok farklı şekilde gördük. En basit itibariyle o iş için ödemeyi tasarladığımız miktardır.

Actual Cost (Gerçekleşen Değer): Hayaller. Hayatlar. Planladık ama cebimizden çıkan ne oldu?

Earned Value (Kazanılmış Değer): Bu başlığı bir örnekle açıklamak daha sağlıklı. Fikret Mualla ile evinize 5 resim yaptırmak için anlaştınız. Fikret Mualla ise sizden günlük olarak 1.000 TL istedi ve her gün için 1 resim yapabileceğini söyledi. Her gün parayı düzenli olarak da yolluyorsunuz. 5. gün kontrol amaçlı atölyeye gittiğinizde Fikret Mualla’nın 2. resmi yeni bitirdiğiniz farkettiniz. Haliyle 5. günün parasını vermediniz ve düşünmek için oradan ayrıldınız. Elinizde olan bu 2 resim alabileceğiniz resimler. Resim başı 1.000 TL ödüyorken 2 resminizin olması kazandığınız değerin 2.000 TL olduğunu gösterir.

5. Günün Sonunda;

• Planned Cost (Planlanan Harcama): 5.000 TL
• Actual Cost (Gerçekleşen Harcama): 4.000 TL
• Earned Value (Kazanılmış Değer): 2.000 TL

Elimizdeki bu değerler bize bu haliyle bir şeyin kötü olduğunu söylüyor ama bunu hep ispatlayıp hem de üzerinde analiz yapmamız gerektiğinde ise maça yeni oyuncular katılıyor.

Schedule Variance (SV)

Schedule Variance’da yaptığımız için zamansal farkının ölçütünü temsil ediyor. Yani elimizdeki değer nedir (Earned Value)? Ve elimizdeki değer ne olmalıydı (Planned Cost)?

Dikkat ederseniz günün sonunda yaptığımız şey tüm metrikleri tek değişkene indirmek.

Schedule Variance = Earned Value – Planned Cost

Schedule Performance Index (SPI)

Aslında Schedule Variance bir katsayı olsa ve bu katsayının sonucuna göre biz iyi tarafta mıyız kötü tarafta mıyız diye bulma isteği SPI’yı ortaya çıkarıyor. Bizim iyi olmamız için ne gerekiyor? Earned Value’nin, Planned Cost’dan büyük olması. Hal böyle olunca Earned Value / Planned Cost değeri eğer 1’den büyük olursa zamansal olarak iyi durumdayız. Küçük olursa ise kötü durumdayız.

Schedule Performance Index = Earned Value / Planned Cost

Schedule Variance % (SV%)

Aslında Schedule Variance değerini bir sapma yüzdesi olarak görmek istesem yani Earned Value’nin Planned Cost değerinden yüzde ne kadar saptığını görmek istesem bu sefer de Schedule Variance değerine bakarız. Sonuçta bizim temel aldığımız yer Planned Cost. Haliyle Planned Cost’dan ne kadar saptığını bulmak için de aradaki farkı (Schedule Variance), Planned Cost’a bölmem bana istediğim sonucu verecektir.

Schedule Variance % = Schedule Variance / Planned Cost * 100

Cost Variance (CV)

Cost metriklerinde ise kafamızda düşünmemiz gereken ilk şey neyi baz alacağımız. Hatırlarsanız schedule metriklerinde temel olarak planned cost’u almıştık. Cost metriğinde ise temel olarak cebimizden çıkan parayı alacağız. Hal böyle olunca gördüğümüz değerler bize cebimizden çıkan paranın bize hangi kazanılmış değer ile döndüğü olacak. Cost Variance’da kazandığımız değerin cebimizden çıkan farkıdır.

Cost Variance = Earned Value – Actual Cost

Cost Performance Index (CPI)

Schedule Performance Index mantığı burada da geçerlidir. Bizim elimizdekilerin değerinin, ödediklerimizin değeri oranıdır.

Cost Performance Index = Earned Value / Actual Cost

Türkçe’de yerleşmiş olan 3 köfte 5 kuruş da aslında bize şunu gösteriyor. Kazanılmış değeri çok iyi bilen Kamil, 3 köfteye ödeyeceği değeri yüksek bir CPI değeri ile düşleyerek satıcıya sunuyor. Bu örneği lütfen kendi kafanızda da düşününüz. Günün sonunda kazanılmış değer analizi dediğimiz şey her farklı metriği tek tip bir metriği çevirerek yorumlamaktan ibaret.

Cost Variance CV %

Yine elde ettiğimiz Cost Variance değerinin actual cost’a göre sapmasını gösterir. Hal böyle olunca o ana kadarki toplam Cost Variance değerimiz yani Kazanılmış Değerimizin gerçekten ödediğimiz değerden farkının, ödediğimiz paraya göre yüzdesel sapmasının ifadesidir.

Cost Variance % = Cost Variance / Actual Cost *100

Kazanılmış Değer Analizi aynı zamanda Ms Project, Primavera,  Powerproject ve TILOS yazılımlarıyla da yapılabilmektedir.

Furkan Emir

furkan@pmantis.com

The post Kazanılmış Değer Analizi appeared first on Mantis PM.