Ms Project Kitabında Hangi Konular Mevcut?

Bu notlar eğitim konularını ve örneklerini içermektedir. İlgili başlığa tıklayarak kitabın ilgili bölümüne erişebilrisiniz.

MS PROJECT’E GİRİŞ 3

• Ribbon Barlar 4
• Project Options 4

ZAMAN YÖNETİMİ 5

• Aktivite Oluşturulması 5
• Yinelenen Aktivite Tipi (Recurring Task) 5
• WBS (İş Kırılım Yapısı) 6
• İlişki Tipleri 11
• Lagler 13
• Bolluklar (Total Slack, Free Slack) 13
• Kısıtlar 15
• Deadline 16
• Kritik Yol Analizi 16
• Proje Takviminin Tanımlanması 17
• Calendar Expectation 19
• Calendar Work Weeks 20
• Task Path 22

KAYNAK YÖNETİMİ 22

• Kaynak Tipleri 22
• Kaynak Havuzunun Oluşturulması 23
• Kaynak Kodları 26
• Kaynakları Görevlere Atamak 28
• Effort Driven 32
• Kaynaklara Fazla Mesai Atama 34
• Custom Fields 35
• Kaynak Adetlerinin ve Bütçelerin Zamansal Değişimi 36
• Over-Allocation Kaynak Aşımları 37
• Team Planner 38
• Resource Levelling (Kaynak Seviyelendirme) 39
• Split Task (Görevleri Bölmek) 42
• Kaynağı Geciktirmek 42
• Kaynak Dağılımı (Work Contour) 43
• Aktive Türleri 44

SÜREÇ YÖNETİMİ 46

• Baseline (Hedef Proje) 46
• Progress (İlerlemeler) 48
• % İlerleme Girme 49
• Schedule – Reschedule 49
• Veri Girişi Sonrası Etkilenen Görevleri Vurgulamak 50

VURGULAMA VE ÖZELLEŞTİRME 51

• Aktivite Notları 51
• Text Styles 51
• Filter & Group and Sort 53
• Highlight (Vurgulama) 54
• Slippage 54
• Gridlines 55

GÖRÜNÜMLER 55

• Outline 55
• Timeline 56
• Table (Tablolar) 57
• Organizer 59
• Views (Görünümler) 59
• Task View (Aktivite Görünümleri) 59
• Resource View (Kaynak Görünümleri) 60
• Yeni View Oluşturma 61

REPORTS (RAPORLAMA) 61

• Hazır Rapor Şablonları 61
• Grafik Raporlar 63
• Visual Reports 64
• PRINT (PROJEYİ YAZDIRMA) 66

KAZANILMIŞ DEĞER ANALİZİ 67

• Schedule Metrikleri 69
• Schedule Variance (SV) 69
• Schedule Performance Index (SPI) 70
• Schedule Variance % (SV%) 70
• Cost Metrikleri 71
• Cost Variance (CV) 71
• Cost Performance Index (CPI) 71
• CV % 72
• Tamamlanmaya Yönelik Analizler 72
• Budget at Completion (BAC) 72
• Estimate at Completion (EAC) 73
• Variance at Completion (VAC) 73
• To Complete Performance Index (TCPI) 73
• Ms Project’de
•  Kazanılmış Değer Analizi 74

MAKROLAR 76

The post Ücretsiz Ms Project Kitabı appeared first on Mantis PM.

İki tip kullanım şekli vardır.

1. Yaptığımız sıralı işlemleri tek tuşla gerçekleştirmek
2. Özel Visual Basic Makrolarını Ms Project’e yüklemek.

Record Macro

Birden fazla aşamayla ilerlenen bir işlem düşünelim. Mesela bu size özel bir raporun çalıştırılması olabilir. Bunun için rapor kaydetmeyi de kullanabilirsiniz ama rapor kaydetseniz bile yine raporlara tıklayıp, kayıt ettiğiniz raporu seçip, gün aralığını belirlemek gibi sıralı bazı işlemleri takip etmeniz gerekiyor.

İlk öncül olarak Developer – Record Macro’ya tıklanır (Developer Tab’ı siz de açık değilse Options – Customize Ribbon Bar’dan aktif hale getirebilirsiniz).

Sonra ardıl olarak bu işlemleri yaparak Stop Recording deyin. 

Visual Basic 

Hazır paket yazılımlar için sürekli söylediğiniz şeylerden bir tanesi de bu yazılım bunu yapmıyor. Üstelik yapsaydı çok önemli problemlerimi çözecekti olabilir.

Ms Project’de de bu tarz problemlerle çokça karşılaşacaksınız. Ama Ms Project’in güzelliklerinden bir tanesi de Visual Basic kodları ile yazılımın içinde bazı şeyleri mümkün hale getirmesidir.

Örnek;
Ms Project içinde malzemelerden kaynaklanan maliyetleri yani Material Cost’u göstermeye çalışın. Göstermeniz oldukça zor. Ama Visual Basic ile Material Cost kolonunu sisteme dahil edebiliriz.

Visual Basic’de kod yazma Ms Project eğitiminin konusu değil fakat internette birçok kayıtlı kod var. Ve problemleriniz ya da talepleriniz için Ms Project’e yüklenmesi ve kullanılması oldukça kolay.

Developer – Visual Basic’e tıklayalım.

Kodumuzu code sekmesine yapıştıralım.

Visual Basic için Run Sub / User Form’a tıklayalım.

Custom Fields’dan Material Cost kolonu açalım. Burada önemli nokta da kolonun adıdır. Çünkü Visual Basic kodundaki işlemler ile Ms Project’deki değerler kolon adıyla eşleşir.Önemli olan ikinci konu ise iş programınız ilerledikce kaynak cost’larınız, adetleriniz de sürekli değişecektir. Yapmanız gereken her hesaplamada Visual Basic editörünün içine girip tekrar koda Run işlemini yaptırmaktır.İşlemin sonunda Material Cost kolonu açılmasıyla birlikte bütçeleri otomatik olarak gelecektir.

The post Ms Project Makroları appeared first on Mantis PM.

Outline

Ms Project’de projelerimizin efektif bir şekilde yönetebilmek için özet görevleri kullandığımızdan bahsetmiştik. Fakat aktivite sayısı ve kırılımlar arttıkça kırılımlar da yine aynı oranda artar.

Hal böyle olunca projeyi tekrar tamamen kapalı hale ya da x. dereceden açık hale getirmek istediğimizde Outline’ı kullanırız. Outline Ms Project’de View barında bulunur.

Timeline

Muadilleri arasında yalnızca Ms Project’de olan keyifli bir görünümdür. Özellikle sunumlarda önemli aktivite gruplarını gösterebilmek için kullanılır.

View – Timeline’a tıklanarak erişilir. Bir aktiviteyi Timeline görselline ekleyebilmek için manuel olarak aktiviteye tıkladıktan sonra General tabından Display on a Timeline denilir. Bir diğer yol iste aktiviteye sağ tıklayıp Add to Timeline demektir.

Yine dikkat edilecek olursa Timeline’ın altında Hide Bar ve Rollup bölümleri vardır. 

Hide Bar: Aktivitenin zaman çizelgesini gizlemeye yararken, Rollup ise aktivite zaman çizelgesini Summary aktivitenin üstüne dahil eder.

Table (Tablolar)

Projelerinizin datalarını girerken bir sürü kolonla içli dışlı oluruz. Tablolar bölümünden ise kendi tablo formatları ve hazır tablo görünümleri oluşturabilirsiniz.

Cost (Maliyet): Projenin maliyet kolonlarının önemli kısmı açık halde görüntülenir.

Schedule (Zaman Çizelgesi): Zaman çizelgesi detay bilgilerini içerir.

Summary (Özet): Temel aktivite bilgilerini içerir.

Variance (Fark): Planlananlarla gerçekleşenler arasındaki fark bilgilerini içerir.

Work (Çalışma): Planlananlarla gerçekleşenler ve kalan çalışma süreleri görünür.

Entry (Giriş): Verilerin girildiği Ms Project açıldığında default olarak gelen tabloyu göz önüne getirir.

Peki kendimize özel Table nasıl oluşturulur?

View – Table – More Table – New adımlarıyla kendinize özel tablo oluşturabilirsiniz. Buradaki önemli nokta ise Tables’ın Task mi yoksa Resource table’ı olmasını istediğinizi seçmeniz gerekir. Zira kaynak görünümlerinde olan view’leri task görünümlerinde ne yazık ki gösteremezsiniz.

Önemli Noktalar

ID dediğimiz kısım aslında sıra numarası için kullandığımız kısım. Dikkat ederseniz ilk satır ID iken en aşıda da Lock First Column kısmı ticklenmiş. Bu da ID’nin sabit bir şekilde tablonun yanına gelmesini sağlıyor.

Field Name ile Title farkı ise şudur. Ms Project’de biz aktiviteleri belli isimler içinde çağırırız. Aslında Task Name dediğimiz kısım bizimi çin Name’dir. Task Name yalnızca görünen kısımdır istediğimiz gibi değiştirebiliriz.

Align Data değeri hizalanacağı yeri, Align Title ise başlığı hizalayacağı yeri gösterir.

Burada önemli konulardan birisi de Text Wrapping kısmıdır. Aktivite ismi uzadığında tab’ı otomatik genişletir bu da çalışma kolaylığı sağlar.

Organizer

Ms Project kullanmaya başladıkça göreceksiniz ki hazırladığınız birçok şey olacak. Görünümler, Tablolar, Takvim Ayarları, Filtreler v.s. Bunlardan bazıları sadece çalıştığınız projede kullanacağınız değişiklikler olacakken bazıları ise Ms Project’de çalıştığınız tüm projelerde aktif olmasının sağlandığı bölümdür. Kullanımı oldukça kolaydır. 

Örnek: Yönetici Görünümü tüm projelerinizde aktif olmasını istediğiniz bir görünüm olabilirken, yalnızca sıkça kullandığınız bir kaynak arayüzü görünümü ise sadece o projede kalsın isteyebilirsiniz. 

Views (Görünümler)

Görüntülere ulaşmak için View (Görünüm) seçilir View (Görünüm) menüsünden More Views seçeneğiyle aşağıdaki görüntülere ulaşılır.

Task View (Aktivite Görünümleri)

Network Diagram (Ağ Diyagramı): Kritik yol metoduna göre tasarlanmış aktiviteyi bir network ağı devresi ile gösterir.

Calendar (Takvim): Aktivite görevlerinin takvim görünümünde önümüze çıkartır Özellikle çıktılarda bazen işlevsel olabilir. Önemli bir not olarak çıktılarda sayfa ay olarak ikiye bölündüğünde daha az çıktı ile daha dolu bir calendar çıktısı alınabilir.

Task Form (Görev Formu): Aktivitelerin yalın bir bir şekilde temel olarak inceleyip, yönetmek için kullanılır..

Task Details Form (Detaylı Görev Formu): Aktiviteler hakkında daha detaylı very girmek ve yönetme işlemleri için kullanılır.

Relationship Diagram (Görev İlişki Diyagramı): İş programında aktivite sayısı arttıkça ilişki örüntüsü çok kompleks bir hal alır. Ben aktivitelerin birbiri arasındaki ilişkiyi gözlemlemek zorlaşır. Relationship Diagram ise bu problemi çözmeye yarıyor. Bu view ile aktivite bazı ilişkileri ayrıca özel olarak inceleyebiliyorsunuz.

Leveling Gantt (Görev Dengeleme Grafiği): Görevlerin gecikme veya ertelenme bilgilerini tutan görüntüdür.

Detail Gantt (Detaylı Gantt Grafiği): Projenin kritik yolunu, toplam ve serbest bolluklarını gösterdiği görüntüdür.

Tracking Gantt (İzleme Gantt Grafiği): Planan gerçekleşenleri gözlemleyebileceğimiz bir görünümdür.

Resource View (Kaynak Görünümleri)

Resource Form (Kaynak Formu): Kaynak hakkında gerekli bilgileri tekil olarak girebilemize imkan tanır.

Resource Graph (Kaynak Grafiği): Kaynak atarken hatırlayacağınız üzere bir max değeri gireriz (default olarak 1, %100 girilidir). Bu görünüm ile kaynağımızın kullanılan, kullanılabilecek ya da fazla kullanımlarını görüntüleyebiliriz.

Resource Sheet (Kaynak Tablosu): Genellikle kaynakların girildiği, tablo şeklinde bir view’dir. Sıkça kullanıldığı için sağ altta yer alan kısayollardan da erişilebilinir.

Resource Usage (Kaynak Kullanımı): Ms Project genellikle aktivite altında kaynaklar şekliyle kullanılır çünkü Ms Project süreci sağlıklı bir şekilde tamamlamaya odaklanır. Resource Usage’da ise kaynağın altında aktiviteler gözükür. Özellikle kaynaklarınızın dağılımını yönetmek istediğinizde kullanılır.

Resource Allocation (Kaynak Atama): Resource Usage ile Leveling Gantt’ın alt alta birleştirilmiş halidir.

Resource Name Form (Kaynak İsmi Formu): Bu arayüz aslında daha çok Task Görünümlerinde çalışırken details’de çekilerek kullanılır. Fakat bağımsız olarak kaynaklarla ilgili ekseninde çalışırken altta details’dan çekerek kullanmak isterseniz de kullanılabilir.

Yeni View Oluşturma

View – More View – New yolu ile yeni görünümler oluşturulabilir. Eğer view tek bir görüntüden oluşsun Table – Gantt Chart ‘a ilaveten herhangi bir şey görünümü bölünmesin diyorsanız Single’ı seçmelisiniz.

Açılan tablodaki en önemli konu Highlighter Filter kısmıdır. Zira burada farklı bir dinamik çalışır. Normalde daha önce gördüğümüz gibi Filter talep ettiğimiz dataya göre veriyi filtre ederken Highlighter veriyi filtrelemek yerine yalnızca boyar. Diğer verilerimizle birlikte iş programında yer alır.

The post Ms Project’de View ve Table Ayarları appeared first on Mantis PM.

Aktivite Notları

Ms Project’de aktiviteyi ya da projeyi ilgilendiren notlar iş programına rahatlıkla iliştirilebilir. Bunun için aktiviteyi iki kere tıklayıp Notes tab’ına gelmek yeterlidir. Akabinde Indicator bölümünde Notes ibaresi de gözükecektir. Yine hangi aktivitelerde notlar olduğunu Notes kolonunu açarak da rahatlıkla görüntüleyebilirsiniz.

Text Styles

Daha önce Text Styles’a değişen verilerin biçimlendirilmesi kısmında değinmiştik. Şimdi de Ms Project’in genel anlamda görsel olarak biçimlendirilmesine değineceğiz.

Bunun için Format bölümünden Text Styles ardından da Item to Change bölümünde Changed Cell’e tıklayabiliriz.

Row & Column Titles: Tabloların başlıklarının özelleştirilmesini sağlar.

Critical Tasks: Kritik yolda bulunan aktivitelerin biçimlendirilmesi için kullanılır.

External Task: Harici bir proje aktivitesine bağlantı yapacaksanız kullanılır.

Highligted Tasks: Belli kurguya göre vurgulamak istediğiniz aktiviteleri nasıl biçimlendireceğinizi gösterir.

Marked Task: Table kolonları bölümünden marked kolonu açılır. Yes denilen aktivitede işaretlenmiş olur

Noncritical Tasks: Kritik olmayan aktivitelerin biçimlendirilmesi için kullanılır.

Milestone Tasks: Kilometre Taşı olarak işaretlenmiş aktiviteleri gösterir (bir aktiviteyi kilometre taşı olarak işaretlemek için aktivitenin details bölümüne girilebilir veya Duration (süresi) 0 yapılabilir.

Summary Tasks: Özet aktivitelerin görünümünü biçimlendirmek isterseniz kullanılabilir.

Top Timescale Tasks: Gantt Chart’ın üstünde tarihlerin görüntülendiği en üstteki satırı biçimlendirir.

Middle Timescale Tasks: Gantt Chart’ın üstünde tarihlerin görüntülendiği ortadaki satırı biçimlendirir.

Bottom Time Scale Tasks: Gantt Chart’ın üstünde tarihlerin görüntülendiği en alttaki satırı biçimlendirir.

Bar Text Left, Right, Bottom, Inside): Ms Project’de Gannt Chart üzerinde sağa tıklayıp Bar Styles dersek Gannt Chart üzerindeki değişiklikleri yapabileceğimizden bahsetmiştik. Yine aynı bölümde Text dersek çizelgede tarihi ifade eden boyalı kısmının sol, sağ, ortasında ya da içinde neleri yazdırabileceğimizi seçebiliriz. Text Styles içindeki Bar Text kısmı burasını görsel olarak nasıl özelleştireceğimizi gösterir.

Inactive Tasks: Ms Project’de artık aktiviteye hiçbir katkısı olmayan aktiviteleri silmek isteyebiliriz. Fakat bu gibi durumlarda acaba iş programının geçmişte hangi aktivitelerin işlevini yitirdiği sorusunu da görememize neden oluyor. Ms Project’de bu durum için Inactive bölümü bulunmaktadır. İlgili aktivitenin üzerinde iki kez tıklayıp General tabından Inactive diyerek bu ayarlamayı yapabiliriz. Text Styles içindeki Inactive Tasks bölümü ise Inactive hale getirilen bu aktiviteyi biçimlendirmeye imkan tanır.

Filter & Group and Sort

Ms Project’de Group’un altında bulunan Filter ve Group and Sort Ms Project’i daha rahat kullanabilmemiz için hazırlanmıştır. 2000 aktiviteli bir iş programında yalnızca kritik yoldaki aktiviteleri görmek isteyebilirsiniz (Filter – Critical Tasks) ya da sadece belli tarih aralığında hangi işlerim var Ms Project’den bunu karşınıza çıkarmasını isteyebilirsiniz (Filter – Data Range). Filter mantığında yalnızca kriteri sağlayan aktiviteleri karşınıza çıkartır.

Group and Sort ise iş programındaki gruplamayı özelleştirmenizi sağlar. Mesela biz kaynakları aktiviteler altında görüntülüyoruz ama olası bir kaynak çakışmasını çözmek için kaynakların çalıştığı aktiviteleri görmek istersek (Group and Sort – Resources) deriz.

Highlight (Vurgulama)

Ms Project’de kullanışlı kısımlardan biridir. View bölümünün altında bulunur. Filter and Sort’da aktiviteleri belirlediğimiz şablonlara göre çekmesi ya da yeniden gruplamayı gördük. Highlight’da ise belli bir kurala göre akitivite görünümlerinize hiç dokunmadan kuralı karşılayan aktiviteleri boyayabilirsiniz.

Örnek vermek gerekirse; X kaynağını kullanan aktiviteleri boya dediğimizde sadece o aktivitelerdeki kaynakları içeren aktiviteler boyanır. Biz eğer bunu filter ile yapsaydık diğer tüm aktiviteler kaybolacak yalnızca ilgili X kaynağını kullanan aktiviteler kalacaktı.

Slippage

Proje eğer baseline start tarihi ile aktivitenin kendi start tarihi arasındaki farkı göstermek isterseniz kullanılır. Slippage size yalnızca hangi baseline’ı baz alacağını sorar. Akabinde Actual start date değiştiğinde slippage çizgisi belirir.

Gridlines

Ms Project Gantt Chart’da çizelgesinin line kısmında yapacağınız özelleştirmeleri kapsar.

Özellikle Ms Project’de o an hangi statüs tarihi geçerli olduğunu göstermek için Gridlines – Status Bar diyerek kullanılması da kolaylık sağlar.

The post Ms Project’de Özelleştirme ve Vurgulama Ayarları appeared first on Mantis PM.

Ms Project’in oldukça önem arz eden özelliklerinden birisi de kaynak seviyelendirmedir. Proje dahilinde aynı anda farklı aktivitelerde çalışan kaynaklar olduğunda kullanılır. Ms Project’de ilgili kaynağı belli kriterlere göre aktiviteler arasında önceliklendirir.

Örn: Diyelim bir adet vinciniz var ve bu vinciniz Ms Project’de aynı anda iki aktivitede çalışıyor olarak konumlanmış ne yaparsınız? 

Cevap: Resource Levelling tam olarak burada kullanılıyor. Kaynaklar arası dengeleme deyip vinci önce daha önemli aktiviteyi tamamla o bittikten sonra diğer akviteye geç şekilde planlayabilirsiniz.

Birbiri ile çakışan kaynaklar planlamada hep bir sorun teşkil eder. Bu gibi durumlarda kaynak çakışmasını görmezden gelmek bir yol olduğu gibi yine aynı şekilde maksimum unit’i yani kaynak adetini de arttırmak çare olabilir.

Bir diğer yol ise Ms Project’deki Resource Levelling’dir. Resource Levelling bize kaynakları en optimum ve kaynak çakışması yaşanmayacak şekilde tekrar planlamaya imkan tanır.

Resource Levelling ayarlarına Ribbon bardaki Resource bölümünden ulaşılabilinir.

Kaynak Seviyelendirirken Ms Project Neleri Baz Alır?

Süre, Kısıtlar, ID, Priority, İlişkiler

Daha önce yaptığımız Hakan Baysal kaynağına şimdi tekrar göz atalım.

Hakan Baysal aynı süreler içinde 4 gün çalışmakta. Biz eğer bunu Ms Project’e planlattırmak ve ortadaki problem çözmesini istersek Levelling Resource bölümünden faydalanabiliriz. Bir iş programını planlamak için ise çeşitli yollar vardır.

Kaynağı seçerek planla diyebiliriz bunun için Level Resource’a tıklayıp ok dememiz yeterli olacaktır. Level All deyip tüm çakışan kaynakları planla diyebiliriz. Ya da periyodik seçerek kaynakların tamamının ya da belli kaynağı kaynaklarını dengeleyebiliriz. Resource Leveling’de hesaplama tiğini Manual bırakmakta fayda vardır. Aksi halde her kaynak çakışmasında otomatik bir planlama yapılacağında, çakışmayı ne şekilde yöneteceğimizi belirlememize engel olacaktır.

Peki Ms Project’in yaptığı kaynak dengeleme bizim problemlerimizi çözmüyorsa

otomatik bir dengelem istemiyorsanız ne yapabilirsiniz?

Ms Project’de üç tip dengeleme yolu vardır:

1. ID : Oldukça basit bir dengeleme yoludur. Daha küçük bir ID numarasına sahip aktiviteyi Ms Project temel alarak kaynağı yeniden planlar.
2. Standart: Kendi Süre, ID, Priority, Kısıt ve İlişkiler hesapları ile Ms Project kendi planlama yapar.
3. Priority: Aktivitenin önem düzeyini temel alarak yeniden planlar.

Aktiviteler kendi içinde bir Priorty’e sahiptir. Ms Project’de bu rakam default olarak 500 gelmektedir. Aktivitelerin priority değerleri aşağıdaki gibi değişmektedir.

Task Information – Priority

The post Ms Project Resource Levelling (Kaynak Seviyelendirme) appeared first on Mantis PM.

Daha önceki yazılarımızda Ms Project’de kaynak yönetiminden bahsetmiştik. Bu yazımızda ise ileri düzey kaynak yönetimi konusunu ele alacağız.

Kaynak Adetlerinin ve Bütçelerin Zamansal Değişimi

MS Project’de özellikle farklı zamanlarda farklı sayı ve miktarda kullanımları varsa buna göre özelleşmiş bir yapısı bulunmaktadır.

 Bunun için kaynağa öncelikle iki kez tıklayıp details kısmına girmeniz gerekmektedir.

Sonrasında miktarları değiştirmek için General Tab’ından süre ve uygunluk durumu ve Cost tabından bütçeleri yazılabilir. 

Ms Project bütçe durumunda ise bize zaman ile birlikte durum fazla fiyat değiştirebilme lüksü de vermiştir. Yani sözlü düşünecek olursak kaynağımız 1 Ocak – 31 Ocak tarihleri arasında %25 zamlı çalışmayla birlikte ilaveten yurt için görevlerinde X TL ve yurt dışı görevlerinde Y TL’ye çalışabilirler diyebiliriz.

Bunun için yine Resource Information’a tıkladıktan sonra Cost tabı açılır.

Peki zaman Ms Project’de dinamik bir durumken durumun değiştiğini Ms Project anlamayabilir. Bunun için hangi durumda hangi cost’u kullanması gerektiğini Ms Project’e bizim söylememiz gerecektir.

Bunun için kaynağın üzerine Task Usage görünümünde yine çift tıkladıktan sonra açılan Assignment Information Cost Rate Table bölümünde gereken ayarlamalar yapılabilir. Bu ayarlama yalnızca Task Usage’da o aktivite için yapılmıştır. Diğer aktiviteler default cost ayarlarını kullanacaklardır.

Over-Allocation Kaynak Aşımları

Microsoft Project’de Resource Sheet üzerinden kaynak oluştururken kaynak Microsoft Project bize bir maksimum unit belirlememiz ister. Bunun nedeni özellikle kaynakları planlarken bir kaynağın birden fazla yerde çalışmasını istemediğiniz durumları yönetebilmemiz içindir.

Hatırlayacağınız üzere Microsoft Project’de üç tip kaynak vardır.

Work, Material, Cost bu üç kaynaığımızından yalnızca Work’e Maksimum atanabilir.

Hangi durumlarda kaynak aşımı problemleri ile karşılaşırız?

• Eğer kaynak aynı anda birden fazla aktivite üzerinde çalışıyorsa.
• Eğer kaynak aynı aktivitede kendi maksimum unit’inden fazla çalışıyorsa

The post Ms Project’de İleri Kaynak Yönetimi appeared first on Mantis PM.

Microsoft Project bizim kullanabilmemiz için hali hazırdan birçok hesaplamayı içinde barındırır. Fakat bazen projeler kendilerine has bazı hesaplamaları ve özel durumları içinde barındırabilir. Bu gibi durumlarda çoğu zaman Microsoft Project’de kullanılır.

Custom Fields Kullanım Alanları Nelerdir?

Doğacak maliyetin maliyetini 0,18 ile çarparak KDV hesabı yapmak için, malzeme olası sarfiyatını gösterebilmek için Custom Fields kullanılabilir.

Custom Fields ile KDV hesabı

Table’dan kolonların üzerine sağ tıkladıktan sonra Custom Fields seçilir.

Sonrasında eğer Task’ler arasında bir özelleştirme yapılacaksa Task, Kaynaklar arasında bir özelleştirme yapılacaksa Resource seçilir. Ve lookup’a tıklanır. 

Açılan formül ekranında formül yazmadan Ms Project’de neyi tetikletmek istediğinizi Field ile tıklayabilir ardınca ilgili çarpım değerini excel kullanır gibi kod satırına yazabilirsiniz.

Custom Fields’da bu kolay özelleştirmeyi yaptıktan sonra yaptığınız işlemin sonuçlarını görüntülemek eklediğiniz bu yeni hesaplamalayı kolon seçeneklerinden seçilerek gösterilir.

The post Ms Project Custom Field appeared first on Mantis PM.

Ms Project’de bollukları görmek ve yönetmek oldukça kolaydır.

Format’a barının içinde Slack’in tıklanmasıyla birlikte Gantt Çizelgesinde gösterilebileceği gibi tablo Total Slack, Free Slack kolonları açılarak da gösterilebilir.
Planlama çözümlerinde her aktivite bir süreye sahiptir. Aktivitelerin bitiş tarihleri bize aynı zamanda o aktivitenin projenin bitiş süresine etkisini de gösterebilir. Microsoft Project’de slack olarak geçen bolluk terimi float olarak da bilinir.

Total Slack: Bir aktivitenin ne kadar süre ile gecikmesinin projeninin bitiş tarihini değiştirip değiştirmeyeceğinin ölçütüdür.

Free Slack: Aktivitenin projenin süresine olduğu gibi bağımsız olarak kendinden sonra gelecek aktivitenin başlangıç süresine de etkisi vardır. Eğer bir aktivitenin free slack’i 1 ise bu aktivite 1 gün geciktiğinde kendinden sonra gelecek aktivitenin başlangıç tarihi değişmeyecektir fakat 1 günün sonrasında kendinden sonra gelen iş de ötelenecektir anlamı taşır.

Gantt Çizelgesinde Total Slack bolluğu nasıl gösterilir?

Gantt’a sağ tıkladıktan sonra Bar Styles’a seçilerek Total Slack eklenebilir.

Kısıtlar

Aktiviteler bazen ilişki tiplerinden bağımsız olarak farklı nedenlerle bazı süresel kısıtlara sahip olabilirler. Örnek vermek gerekirse sizinle birlikte çalışan bir firma size ben bu tarihten önce müsait değilim diyebilir. Bu durumda siz o aktiviteyi öncül aktiviteye Finish to Start’da bağlasanız eğer kısıt varsa öncülü bittiğinde hemen başlayamayacaktır. 

Aktivitenin üzerine iki kez tıkladıktan sonra Advanced denebilir veya Task bölümünden Information’a tıklanabilir. Ya da Details’e tıklanarak kısıtlar yönetilebilir.

Farklı tipte kısıtlar vardır;

As Soon As Possible: ASAP olarak da bilinir. Ms Project ve benzeri Yönetim çözümlerinde kısıt tipi default olarak hep As soon as possible olarak gelir. Aktivitenin mümkün olan en kısa sürede bitmesini sağlar. Eğer bir kısıt tarihi konup OK’a basılacak olursa kısıt tipini Start no earlier than olarak günceller.

As Late As Possible: ALAP olarak da bilinir. Aktivitenin mümkün olan en geç tarihinde başlayabilmesini sağlar. Bunun için aktivitenin bir bolluğu olması gerekir. 

Start No Earlier Than: Bu tarihten önce aktivitenin uygun olmadığını belirtir. Olası bir geri önce başlayışta Indicators bölümünde bir uyarı belirir. Özetle start to earlier than denilerek aktivitelere kısıt konulsa bir aktivite o kısıtı çiğner ama bize bunu yaptığına dair bir uyarı verir.

Must Start On, Must Finish On: Mecburi olarak bu tarihten sonra başlasın veya bitsin anlamını sağlar bu kısıt tipi esnetilemez.

Deadline

Projeler için önemli olup planlamaya nicelik anlamında katkısı olmayan aktiviteleri de projelerde göstermek isteyebiliriz. Böyle durumlarda yine aktiviteye tıklayıp Advanced tabını açtıktan sonra deadline’a belirttiğimiz tarihi yazabiliriz. Bu tarih belirlendikten sonra gantt’da özel bir imge belirir bu deadline’a dikkat çeker.

The post Ms Project’de Bolluklar, Kısıtlar (Constraints) ve Deadline appeared first on Mantis PM.

İş Kırılım Yapısı (İKY)

Microsoft Project benzer programların aksine kırılım yapısını Indent ve Outdent ile çözer. Bu kırılım yapısı projelerinizi hangi gruplar ekseninde yöneteceğinizin de bir ölçüsüdür. İş kırılım yapısına Work Breakdown Structure (WBS)’de denilir. WBS aynı anda GPS verisi gibi projenin yerini de tariflendiğinde önem arz eder. Projelere başlarken projenin isterlerine özel bir WBS kodu tasarımı da yapılabilir.

WBS’in Avantajları

• Proje amaçları ya da nihai ürünler daha küçük ve ölçülebilir parçalara bölünür.
• Projenin bütünün hangi parçalardan oluştuğunu görmek eksik ve atlanılan bir nokta kalmaması açısından önemlidir. Ayrıca bu parçaların birbirleriyle ilişkisini görmek, proje içerisinde iletişimi güçlendirir.
• Zaman, maliyet, risk tahminleme, kaynak planlama, projeyi izleme ve kontrol etme konusunda proje yöneticisine yardımcı olur. Nihai ürünü pay sahipleri ile birlikte kontrol etme ve eksik olup olmadığına kontrol etme olanağı sunar.

Peki projeleri ne kadar küçük parçalara ayırmamız gerektiğini nereden bilebiliriz?

Her proje yapısı içinde farklılık gösterir, fakat 8/80 kuralı ile ölçme yapılabilir. 8/80 kuralı, hiçbir iş paketinin 8 saatten az ya da 80 saatten fazla olmaması gerektiğini söyler.

Peki Microsoft Project’de WBS ayarları nasıl yapılır?

Öncelikle Format – Outline Number denilerek projenin bağlı bulunduğu satır numarası kırılım yapısı gözlemlenir. Outline number aynı zamanda kolonlar üzerinden de görüntülenebilir.

• Outline Number: Satır numarası ile aktivite ilişkisini gösterir.
• Outline Level: Kaçıncı derecede kırlımda olduğunu görmemizi sağlar.
• Outline Code: Dinamik çalışmayan ama ihtiyaçlarımıza devam verecek bir Outline Code mantığı kurulabilir.

WBS – Define Code

WBS ayarları yapabilmek için Project –WBS – Define Code seçeneği tıklanır. Outline Number satır numarasına göre gelen değiştirilmez bir ölçüt iken WBS yönetilebilir ve değiştirilebilir bir alandır.

• Product Code Prefix: WBS ön kırılımının bir ön ekidir.
• Sequence : Her kırılımın nasıl otomatik isimlendirileceğinin gösterir.
• Length: Kırılımın uzunluğunu gösterir.Bize ilk harf ya da rakamını gösterse de kırılım karakter sayısı Length’de seçilen rakamın karşılığıdır.
• Separator: Kırılım arası noktalandırmanın ölçüsüdür. Özellikle Farklı yazılarda ya da dillerde nokta ve virgül uyumsuzlukları yaşanabilir.

The post Ms Project İş Kırılım Yapısı (WBS-İKY) appeared first on Mantis PM.

Ms Project’in bir Microsoft çözümü olması konusunda en büyük faydayı raporlama aşamasında alıyoruz. Verileri kopyala yapıştırlar excel’e, powerpoint’e, word dosyalarına rahatlıkla alabilir raporlamayı oldukça basite indirgeyebiliriz.

Ms Project Raporlar menüsüne tıkladığımızda, alttaki ki resimle 2 numaralı alanda gördüğümüz gibi Ms Project’in bizler için hazırlamış olduğu hazır rapor şablonlarını görebiliriz.

Ms Project Raporlar

Hazır Rapor Şablonları

Ms Project’in hazır birçok rapor şablonu vardır. Kendiniz de özel bir rapor şablonu oluşturabilirsiniz Ms Project’de. Örnek bir rapor üzerinden bölümü analiz edebiliriz. Project Overview şablonuna tıkladığımızda gördüğünüz üzere raporun bir kısmı sabit text metinlerinden oluşurken bazı kısımları ise dinamik alanlardan oluşur.

Panolar (Dashboards): Projenin özeti halinde ki raporları bize sunmaktadır.

Kaynaklar (Resources): Kaynaklarımızla alakalı genel bir durumu veya fazla yüklenilmiş kaynakların raporunu çekmemizi sağlar.

Maliyetler (Costs): En çok kullanılan rapor tipidir ve projenin mali verilerini gözler önüne serer. Nakit Akışı, Kazanılmış Değer Analizi gibi rapor olanakları sunar.

Sürüyor (In Progress): Geciken aktiviteler, kritik görevler, kilometre taşları hakkında bilgiler sunar.

Özel (Specials): Kendi raporumuzu oluşturmamızı sağlar.

Örnek olarak kendi raporumuzu oluşturalım. Bunun mantığını kavradığımızda hazır raporları da daha etkin kullanabiliriz böylelikle.

 

% Complate’in altındaki rakama tıkladığımızda sağ tarafta açılan Field List’den % Complate’in tikli olduğunu görürüz. İlgili tiki kaldırıp (veya ilave de yapabiliriz) farklı bir seçenek seçtiğimizde (Duration gibi) ilgili kısımda sürenin rakamsal hali gelecek bu kısım dinamik olarak çalışacaktır.

Yine aynı mantık altta eklenilen Tablolar içinde vardır. Örnek vermek gerekirse bize kolaylık olması açısından Kilometretaşı aktiviteleri bir tabloda çektik. Fakat çektikten sonra bu kilometrateşı aktivitelerimin Baseline’da nerede olması gerektiğini de görmek istersem yapmamız gerekenler oldukça basittir. Tabloyu tıkladığımızda Field List’den ilave datasını çekmek istediğimiz değere tıkladığımızda ilgili değerler otomatikman gelecektir.

Tablo görünümleri de yine field list’den Tasks ve Resources diye iki bölüm vardır. Burada datasını çekmek istediğiniz türü seçip alt başlıklarını görüntüleyebilirsiniz.

Tablo datası çekerken Ms Project sınırsız sayıda satır çekmeye izin vermemektedir. Her Ms Project sürümünde değişen bu maksimum satır sayısı değişmektedir. İş programı raporunuz için illa çekmeniz gereken data olacaksa ve maksimum satır sayısına ulaşmışsanız verilerinizi kopyala yapıştırla excel’e çekebilirsiniz.

Grafik Raporlar

Grafik raporlar mantık olarak table ile aynıdır ama içinde biraz daha detay barındırır. Table mantığındaki gibi burada da bir dinamik değeri tıkladığınızda tablonuza otomatik gelir. Önceki değeri silmez. Tıkladığımız % Complete tablosunu da dikkat edecek olursanız ayrıca ilaveten Select Category bölümü gelmiştir. Eğer siz zamana bağlı bir tablo yapmak istiyorsanız kategoriyi Time olarak seçmeniz gerekir.

Visual Reports

Ms Project üzerinde data ile oynamak ve modellemek bazen yeterli olmayabilir. Günün sonunda bu konuda özelleşmiş bir çözüm değildir. Muadillerine göre rapor kısmı oldukça güçlü olmasına rağmen veri ile ilave oynamalar yapmak istediğimiz excel’e ihtiyacımız olacaktır.

Hangi program kullanırsak kullanalım veri yönetme alışkanlığımız bizi excel’e yönlendirecektir.

Bu konuda Ms Project rakiplerinden açık ara ayrılmaktadır.

Raporlar bence her zaman bir amaç değil araç olmak için kullanılmalıdır. Bunun için templateler çoğu zaman bize yön gösterse de nacizane önerim önce çıkarmak istediğiniz raporu düşünmeniz sonra da New Templates’e basarak kendi raporunuzu çıkarmanızdır.

Ayrıca bu konu hakkında yazılmış farklı bir makaleye de  linke tıklayarak erişebilirsiniz.

Select Data Type grubu önemlidir. Zira oluşturmak istediğiniz rapor için çekeceğiniz verileri data type’a göre seçmeniz gerekir.

Sonrasında size Field Picker alanı bir sürü seçili alan verir. Kafa karıştırmamak adına ben ilk başta Remove All diyerek tamamını kaldırıyor sonra kullanmak istediklerimi seçiyorum. Aksi halde de işlem yapabilirsiniz.

Dikkat ederseniz aşağıda Custom Fields seçeneği de gelmektedir. Bu da Custom Fields ile oluşturduğumuz yeni verileri çekebilmemiz için kullanılır.

The post Ms Project Olmazsa Olmazı Raporlar appeared first on Mantis PM.