Ms Project Olmazsa Olmazı Raporlar
Ms Project dünyanın en fazla kullanılan iş programı çözümü. Bunun en büyük nedeni ise kuşkusuz Microsoft’un ürün ailesinin artık hayatımızın çok fazla içinden olması. Microsoft Project’e ise bu alanda en büyük destek sağlayan konu diğer ofis çözümleriyle entegre harika işler çıkarabilmesi. Microsoft Project Eğitimlerinin önemli bir parçası olan raporlara bu yazımızda sizin için değindik.
Ms Project’in bir Microsoft çözümü olması konusunda en büyük faydayı raporlama aşamasında alıyoruz. Verileri kopyala yapıştırlar excel’e, powerpoint’e, word dosyalarına rahatlıkla alabilir raporlamayı oldukça basite indirgeyebiliriz.
Ms Project Raporlar menüsüne tıkladığımızda, alttaki ki resimle 2 numaralı alanda gördüğümüz gibi Ms Project’in bizler için hazırlamış olduğu hazır rapor şablonlarını görebiliriz.
Ms Project Raporlar
Hazır Rapor Şablonları
Ms Project’in hazır birçok rapor şablonu vardır. Kendiniz de özel bir rapor şablonu oluşturabilirsiniz Ms Project’de. Örnek bir rapor üzerinden bölümü analiz edebiliriz. Project Overview şablonuna tıkladığımızda gördüğünüz üzere raporun bir kısmı sabit text metinlerinden oluşurken bazı kısımları ise dinamik alanlardan oluşur.
Panolar (Dashboards): Projenin özeti halinde ki raporları bize sunmaktadır.
Kaynaklar (Resources): Kaynaklarımızla alakalı genel bir durumu veya fazla yüklenilmiş kaynakların raporunu çekmemizi sağlar.
Maliyetler (Costs): En çok kullanılan rapor tipidir ve projenin mali verilerini gözler önüne serer. Nakit Akışı, Kazanılmış Değer Analizi gibi rapor olanakları sunar.
Sürüyor (In Progress): Geciken aktiviteler, kritik görevler, kilometre taşları hakkında bilgiler sunar.
Özel (Specials): Kendi raporumuzu oluşturmamızı sağlar.
Örnek olarak kendi raporumuzu oluşturalım. Bunun mantığını kavradığımızda hazır raporları da daha etkin kullanabiliriz böylelikle.
Ms Project Rapor Özelleştirmeleri
Rapor menüsünden Yeni Rapor – Boş seçeneğini seçtiğimizde önümüze boş bir rapor ekranı gelecek. Oraya raporumuzda istediğimizde eklentiyi ekleyebiliriz.
Tablo ekleyelim ve bu tablonun öncelikle kırılma karar vermek için Anahat Düzeyi’nden uygun kırılımı seçelim. Eğer alan listesi çıkmamış ise Tablonun üstüne bir kere tıklamak veya alternatif olarak sağ tıklayıp Alan Listesini Göster dememiz yukarıda ki resimde sağda ki alanı bize getirecektir.
Tablomuza istediğimiz verileri Alanları Seç bölümünden işaretleyebilir, filtre seçeneğinden istediğimiz aralıkları seçebilir, gruplama ölçütünden ise tabloda ki verileri gruplandırılabiliriz.
% Complate’in altındaki rakama tıkladığımızda sağ tarafta açılan Field List’den % Complate’in tikli olduğunu görürüz. İlgili tiki kaldırıp (veya ilave de yapabiliriz) farklı bir seçenek seçtiğimizde (Duration gibi) ilgili kısımda sürenin rakamsal hali gelecek bu kısım dinamik olarak çalışacaktır.
Yine aynı mantık altta eklenilen Tablolar içinde vardır. Örnek vermek gerekirse bize kolaylık olması açısından Kilometretaşı aktiviteleri bir tabloda çektik. Fakat çektikten sonra bu kilometrateşı aktivitelerimin Baseline’da nerede olması gerektiğini de görmek istersem yapmamız gerekenler oldukça basittir. Tabloyu tıkladığımızda Field List’den ilave datasını çekmek istediğimiz değere tıkladığımızda ilgili değerler otomatikman gelecektir.
Tablo görünümleri de yine field list’den Tasks ve Resources diye iki bölüm vardır. Burada datasını çekmek istediğiniz türü seçip alt başlıklarını görüntüleyebilirsiniz.
Tablo datası çekerken Ms Project sınırsız sayıda satır çekmeye izin vermemektedir. Her Ms Project sürümünde değişen bu maksimum satır sayısı değişmektedir. İş programı raporunuz için illa çekmeniz gereken data olacaksa ve maksimum satır sayısına ulaşmışsanız verilerinizi kopyala yapıştırla excel’e çekebilirsiniz.
Grafik Raporlar
Grafik raporlar mantık olarak table ile aynıdır ama içinde biraz daha detay barındırır. Table mantığındaki gibi burada da bir dinamik değeri tıkladığınızda tablonuza otomatik gelir. Önceki değeri silmez. Tıkladığımız % Complete tablosunu da dikkat edecek olursanız ayrıca ilaveten Select Category bölümü gelmiştir. Eğer siz zamana bağlı bir tablo yapmak istiyorsanız kategoriyi Time olarak seçmeniz gerekir.
|
Visual Reports
Ms Project üzerinde data ile oynamak ve modellemek bazen yeterli olmayabilir. Günün sonunda bu konuda özelleşmiş bir çözüm değildir. Muadillerine göre rapor kısmı oldukça güçlü olmasına rağmen veri ile ilave oynamalar yapmak istediğimiz excel’e ihtiyacımız olacaktır.
Hangi program kullanırsak kullanalım veri yönetme alışkanlığımız bizi excel’e yönlendirecektir.
Bu konuda Ms Project rakiplerinden açık ara ayrılmaktadır.
Raporlar bence her zaman bir amaç değil araç olmak için kullanılmalıdır. Bunun için templateler çoğu zaman bize yön gösterse de nacizane önerim önce çıkarmak istediğiniz raporu düşünmeniz sonra da New Templates’e basarak kendi raporunuzu çıkarmanızdır.
Ayrıca bu konu hakkında yazılmış farklı bir makaleye de linke tıklayarak erişebilirsiniz.
Select Data Type grubu önemlidir. Zira oluşturmak istediğiniz rapor için çekeceğiniz verileri data type’a göre seçmeniz gerekir.
Sonrasında size Field Picker alanı bir sürü seçili alan verir. Kafa karıştırmamak adına ben ilk başta Remove All diyerek tamamını kaldırıyor sonra kullanmak istediklerimi seçiyorum. Aksi halde de işlem yapabilirsiniz.
Dikkat ederseniz aşağıda Custom Fields seçeneği de gelmektedir. Bu da Custom Fields ile oluşturduğumuz yeni verileri çekebilmemiz için kullanılır.
Popüler Çözümler
